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Diabeteslauf organisieren: die praktische Checkliste

Ein Diabeteslauf braucht mehr als eine markierte Strecke und Startnummern. Kläre zuerst Datum, Route, Genehmigungen und den Start-Ziel-Bereich, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Helfer, Streckenposten, medizinische Angaben, Verpflegung und die Ausstattung vor Ort. Plane die letzten Kontrollen spätestens am Vortag ein, damit Wasserstationen, Funkgeräte, Erste-Hilfe-Material und Wegweiser am Veranstaltungstag tatsächlich bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigung und Route melden

  • Start- und Zielbereich einteilen

    2 Personen

  • Verkehrsmaßnahmen abstimmen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Sponsoren und Partner ansprechen

    2 Personen

  • Route online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Medizinische Besonderheiten erfassen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Posten entlang der Strecke einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Startnummern entwerfen

  • Wegweiser gestalten

  • Volunteer-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Startnummern und Armbänder sortieren

    2 Personen

  • Route abfahren und kontrollieren

    2 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

    3 Personen

  • Wasser- und Versorgungsstationen bereitstellen

    4 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Routenpläne drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerlisten ausdrucken

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Zelte und Tische aufstellen

    6 Personen

  • Start- und Zielbogen aufstellen

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Startnummerntisch einrichten

    3 Personen

  • Medizinischen Infostand einrichten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Versorgungsstationen bestücken

    4 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Registrierungsschalter öffnen

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    4 Personen

  • Teilnehmer informieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Gemeinsames Aufwärmen anleiten

    2 Personen

  • Startsignal geben

    2 Personen

  • Routeposten besetzen

    8 Personen

  • Teilnehmer im Ziel empfangen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    2 Personen

  • Preise und Dankesgeschenke überreichen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Teilnehmerfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzte Wegweiser abholen

    3 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    5 Personen

  • Zelte und Möbel abbauen

    6 Personen

  • Geschirr und Küchenmaterial abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Wegweiser und Absperrungen prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerdankeschöns versenden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • KühlboxenAnz. 8

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 10

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 220
  • StartnummernbänderAnz. 220
  • MedaillenbänderAnz. 220
  • KegelAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 8
  • WasserbecherAnz. 500
  • GetränkespenderAnz. 8
  • DeckenAnz. 6
  • StoppuhrenAnz. 6
  • FahrräderAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • AEDs
  • WarnwestenAnz. 20
  • TaschenlampenAnz. 8
  • NotfalldeckenAnz. 20
  • KühlelementeAnz. 24

Beschilderung

  • WegweiserAnz. 30
  • WegweiserAnz. 20
  • Start-Ziel-Bogen
  • InfotafelnAnz. 8
  • PinnwändeAnz. 3

Verwaltung

  • KlemmbretterAnz. 12
  • StifteAnz. 40
  • MarkerAnz. 20
  • TackerAnz. 4
  • NamensaufkleberAnz. 250
  • TischnummernAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • KaffeekannenAnz. 6
  • TeekannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 10
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KühlelementeAnz. 24

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 12
  • BannerAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • BatterielampenAnz. 12

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route, Start und Ziel zuerst fest und melde die Strecke frühzeitig bei den zuständigen Stellen an. Verkehrsmaßnahmen und Absperrungen lassen sich nicht zuverlässig in den letzten Tagen organisieren.
  • Erfasse bei der Anmeldung neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und medizinische Besonderheiten. Übergib diese Informationen nur an die Personen, die sie für Versorgung oder Notfälle benötigen.
  • Teile für jeden Streckenposten eine konkrete Schicht und eine verantwortliche Person ein. Plane zusätzlich Funkgeräte oder Mobiltelefone, damit Start, Ziel, Versorgung und Erste Hilfe erreichbar bleiben.
  • Bereite Startnummern, Armbänder und Medaillenbänder nach Teilnehmerzahl sortiert vor. Eine zusätzliche Reserve von etwa 5 Prozent verhindert, dass kurzfristige Nachmeldungen den Ablauf am Tisch aufhalten.
  • Kontrolliere die Route spätestens am Vortag vollständig und stelle Wasser- und Versorgungsstationen nach Streckenabschnitten auf. Prüfe dabei auch Strom, Beschallung, Kühlboxen, Wegweiser und die Erreichbarkeit für Notfallfahrzeuge.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Diabeteslauf anmelden?
Beginne mit Genehmigungen, Route und Verkehrsmaßnahmen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf. Für eine öffentliche Strecke oder mehrere betroffene Straßen solltest du den zuständigen Stellen noch früher den Termin und den Streckenplan schicken.
Wie viele Helfer braucht ein Diabeteslauf?
Rechne mindestens mit einer Person pro Streckenposten, zwei bis drei Personen für Anmeldung und Ausgabe sowie einem eigenen Team für Start und Ziel. Für Versorgung und Sicherheit kommen je Station weitere zwei Personen hinzu; erstelle den Schichtplan spätestens 3 Wochen vorher.
Wie viel Wasser brauche ich für einen Diabeteslauf?
Plane pro Teilnehmer mindestens 0,5 Liter Wasser für die Strecke und zusätzliche Becher für Start und Ziel ein. Bei warmem Wetter oder langen Distanzen brauchst du deutlich mehr; prüfe die Mengen spätestens eine Woche vorher anhand der Anmeldungen und Streckenlänge.
Was muss am Tag vor dem Diabeteslauf kontrolliert werden?
Fahre die komplette Route ab und prüfe Wegweiser, Absperrband, Streckenposten, Versorgungsstellen und Zufahrten. Sortiere außerdem Startnummern und Armbänder, lade Funkgeräte und Powerbanks und stelle Erste-Hilfe-Koffer, AEDs und Warnwesten an den vorgesehenen Punkten bereit.

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