Checklist pour organiser une course de VTT

Une course de VTT demande une préparation progressive, du premier repérage du parcours jusqu’au rangement du matériel. Cette checklist regroupe les 76 tâches et les 68 équipements à prévoir pour ne pas oublier les autorisations, l’assurance, la sécurité ou les bénévoles. Le parcours doit être tracé et contrôlé avant l’ouverture des inscriptions, puis les dossards, les secours et la signalisation doivent être vérifiés dans les derniers jours. Utilise la liste dans l’ordre pour avancer sans laisser les décisions critiques à la dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander les autorisations
Définir l’emplacement du parcours
2 personnes
Vérifier l’assurance
Établir le règlement du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Faire les réservations
Confirmer les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Tracer définitivement le parcours
3 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Distribuer le plan de circulation
Désigner le jury du concours
Confirmer l’équipe de premiers secours
Informer les riverains
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Vérifier les prix et les médailles
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Baliser le parcours
5 personnes
Installer des barrières de sécurité
5 personnes
Installer les flèches et les panneaux d'avertissement
3 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la zone d’arrivée et le poste du jury
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les toilettes et le point de lavage des mains
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Organiser le briefing du jury
3 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
Vérifier le parcours une dernière fois
4 personnes
Accompagner les coureurs au départ
2 personnes
Lancer la compétition
3 personnes
Tenir les postes du parcours
8 personnes
Enregistrer les tours et les résultats
3 personnes
Gérer le système d’annonce
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Encadrer l’arrivée
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Accompagner le programme public
3 personnes
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Démonter le parcours
5 personnes
Rassembler les barrières de chantier
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Débarrasser le site des déchets
5 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Enregistrer les dommages
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Trier les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Gérer les objets perdus
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Tables de logeqté 4
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Barrières de sécuritéqté 80
Ruban de parcoursqté 1200
Piquets de solqté 250
Flèches directionnellesqté 35
Panneaux d'avertissementqté 12
Arche de départ et d’arrivée
Numéros de départqté 250
Porte-numérosqté 250
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 4
Supports à vélosqté 12
Panneau rond
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 10

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Groupe électrogène
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Ponchos de pluieqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 3
Pichets de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces et cuillères de serviceqté 10

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24
Table des prix
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières sponsorsqté 10
Tentures de scèneqté 4

Bureau

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 8
Papier d’impressionqté 500

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Lance les demandes d’autorisation et la vérification de l’assurance au moins 8 à 12 semaines avant la course. Sans ces validations, le parcours et la communication peuvent devoir être modifiés tardivement.
Finalise le tracé avant de publier les inscriptions, puis contrôle chaque zone à risque une deuxième fois dans la semaine précédant l’épreuve. Prévois notamment les barrières, le ruban, les piquets, les flèches et les panneaux d’avertissement.
Réserve les bénévoles et l’équipe de premiers secours au minimum 4 semaines à l’avance. Donne-leur ensuite le plan de circulation, les points de contrôle et des talkies-walkies lorsque les zones sont éloignées.
Ne garde pas les dossards et les listes de départ pour le matin même : trie les numéros et prépare les enveloppes la veille. Vérifie aussi les prix, les médailles et les chronomètres avant l’arrivée des participants.
Contrôle l’alimentation électrique et les paiements 2 à 3 jours avant l’événement. Teste la sonorisation, les microphones, les rallonges, les multiprises, le groupe électrogène et les terminaux de paiement avant de remplir les glacières.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course de VTT ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, le parcours, les sponsors et les réservations peuvent prendre plusieurs semaines, tandis que les inscriptions et les bénévoles se préparent généralement 4 à 8 semaines avant.
Quand finaliser le parcours d’une course de VTT ?: Définis une version exploitable avant l’ouverture des inscriptions, puis trace définitivement le parcours au plus tard 7 jours avant la course. Fais un dernier contrôle après les éventuelles intempéries et vérifie la signalisation le jour précédent.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de VTT ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et du nombre de points dangereux, mais prévois une personne par poste de contrôle et une équipe séparée pour les départs, les arrivées et l’accueil. Confirme les disponibilités au moins 4 semaines avant et garde 2 ou 3 remplaçants.
Que préparer la veille d’une course de VTT ?: Prépare les dossards, les listes de départ, les prix, les médailles et les glacières. Installe ou regroupe aussi les barrières, le ruban, les flèches, les panneaux, les supports à vélos et le matériel de chronométrage afin de limiter les manipulations le matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.