Veldrit organiseren: complete checklist

Een veldrit organiseren vraagt meer dan een parcours uitzetten en renners inschrijven. Je regelt tegelijk vergunningen, verzekering, verkeersveiligheid, jury, EHBO, vrijwilligers en materiaal voor start, finish en verzorging. Begin met de locatie en formele toestemming, werk daarna het wedstrijdreglement en verkeersplan uit. In de laatste week controleer je de startlijsten, nummers, weersverwachting en alle gehuurde of opgehaalde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningen aanvragen
Parcourslocatie vastleggen
2 personen
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Reserveringen maken
Sponsoren bevestigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Parcours definitief uitzetten
3 personen
Parcours op veiligheid controleren
3 personen
Verkeersplan verspreiden
Wedstrijdjury vastleggen
EHBO-team bevestigen
Omwonenden informeren
2 personen
Startlijsten opstellen
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Prijzen en medailles controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Parcours markeren
5 personen
Afzethekken plaatsen
5 personen
Pijlen en waarschuwingsborden plaatsen
3 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Finish- en jurypost inrichten
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Toiletten en handwaspunt plaatsen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Jurybriefing houden
3 personen

Event

Inschrijving openen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
Parcours laatste keer controleren
4 personen
Renners naar start begeleiden
2 personen
Wedstrijd starten
3 personen
Parcoursposten bemannen
8 personen
Ronden en uitslagen registreren
3 personen
Omroepsysteem bedienen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Finish begeleiden
3 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Publieksprogramma begeleiden
3 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Parcours afbreken
5 personen
Afzethekken verzamelen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Terrein afvalvrij maken
5 personen
Servies en materiaal reinigen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Beschadigingen registreren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Restanten sorteren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Deelnemersuitslagen publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Afzethekkenaantal 80
Parcourslintaantal 1200
Grondpennenaantal 250
Richtingspijlenaantal 35
Waarschuwingsbordenaantal 12
Start- en finishboog
Startnummersaantal 250
Nummerhoudersaantal 250
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Fietsstandaardsaantal 12
Rondenbord
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 10

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Portofoonsaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Aggregaat
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Regenponcho'saantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 3
Schenk kannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Tangen en opscheplepelsaantal 10

Catering

Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Prijzentafel
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Sponsorbannersaantal 10
Podiumdoekenaantal 4

Kantoor

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 8
Printpapieraantal 500

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Leg de parcourslocatie en vergunningen vroeg vast. Controleer het parcours daarna minstens één keer volledig op veiligheid en zet pas na de definitieve controle lint, pijlen, hekken en waarschuwingsborden uit.
Plan de bezetting per post en per tijdblok. Leg wedstrijdjury, EHBO-team en vrijwilligers uiterlijk enkele weken vooraf vast en geef iedereen het verkeersplan, de portofoonverdeling en het meldpunt door.
Maak start- en finishmateriaal per categorie klaar. Sorteer de startnummers vooraf, leg nummerhouders klaar en test stopwatches, rondenbord, fluitjes en de geluidsinstallatie vóór de eerste renner arriveert.
Regel stroom en communicatie als aparte controle. Test aggregaat, verlengkabels, stekkerdozen, portofoons en draadloze microfoons op locatie; neem voor kritieke communicatie minstens één reserveportofoon mee.
Verwacht extra werk op de wedstrijddag door weer en drukte. Controleer de weersverwachting, vul koelboxen, zet koffie- en waterpunten klaar en houd reservefietsen, fietspompen en fietsstandaards bereikbaar bij start en finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een veldrit organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen, verzekering en wedstrijdreglement. Reserveer in dezelfde periode jury, EHBO en belangrijke materialen; de laatste week gebruik je voor startlijsten, nummers en weerscontrole.
Wat moet er op een veldritparcours staan?: Reken minimaal op parcourslint, grondpennen, richtingspijlen, afzethekken en waarschuwingsborden. Controleer het volledige parcours vóór de wedstrijddag en markeer kruisingen, gevaarlijke bochten en zones waar publiek niet mag komen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een veldrit?: Dat hangt af van parcourslengte, aantal categorieën en verkeerspunten, maar plan per bemande post minimaal één vrijwilliger en één coördinator voor het geheel. Leg de definitieve bezetting uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf vast en houd een kleine reserve achter de hand.
Wanneer maak je de startlijsten en startnummers klaar?: Verwerk aanmeldingen tot de inschrijving sluit en maak de startlijsten daarna zo snel mogelijk definitief. Sorteer de startnummers uiterlijk de dag vóór de veldrit per categorie, zodat uitgifte en controle niet ophouden bij de inschrijving.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.