Checklist pour organiser un cours d’allemand
Un cours d’allemand réussi repose sur une préparation suivie, bien avant l’arrivée des participants. Réservez la salle et l’intervenant, construisez le programme, puis gérez les inscriptions et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à préparer les cahiers, les badges, les documents imprimés et la technique. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, tester la présentation et organiser l’accueil autour du café, du thé et de l’eau.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Réserver l’intervenant
Établir le programme des cours
Commander les cahiers d’exercices
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Tenir à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations d’itinéraire
Préparer la présentation
Imprimer les documents
Créer les badges nominatifs
Trier le matériel pédagogique
Faire les courses
2 personnes
Préparer le service traiteur
2 personnes
Refroidir les boissons
Ouvrir la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher la technique
Tester la présentation
Préparer les cahiers d’exercices
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer l’accueil
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Présenter l'introduction du cours
Assurer le cours d’allemand
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer les exercices d’allemand
Servir le dîner
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Encadrer l’intervention orale
Réapprovisionner les boissons de pause
Assurer le lancement et la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel pédagogique
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
Nettoyer la salle
2 personnes
Débrancher le matériel technique
Fermer le local
Retourner les matériels
Envoyer le message de suivi aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 22
- Tablesqté 6
- Table des enseignants
- Porte-manteau
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Machine à café
- Bouilloire
- Glacièresqté 2
Cuisine
- Thermosqté 3
- Carafes d’eauqté 3
- Plateaux de serviceqté 4
- Petits bolsqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 24
- Verres à boireqté 24
- Assiettesqté 24
- Couvertsqté 24
Matériel pédagogique
- Cahiers d'exercices allemandsqté 22
- Dictionnaires allemandsqté 6
- Tableau blanc
- Paperboard
- Marqueurs pour tableau blancqté 8
- Feutres pour paperboardqté 8
- Blocs-notesqté 22
- Stylos à billeqté 25
- Badges nominatifsqté 22
- Documents imprimésqté 22
Nettoyage
- Seau
- Serpillière
- Balai
- Balayette et pelle
- Aspirateur
- Torchons réutilisablesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle et l’intervenant au moins 4 à 6 semaines avant le premier cours. Vérifiez dès ce moment la capacité, les tables, les chaises, le tableau blanc et les possibilités de projection.
- Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le cours. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les badges nominatifs.
- Commandez les cahiers d’exercices et rassemblez les dictionnaires au moins 10 jours à l’avance. Prévoyez un cahier, un bloc-notes et un stylo par participant, avec quelques exemplaires de réserve.
- Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran et la présentation la veille. Gardez aussi les rallonges et multiprises accessibles : une prise disponible ne se trouve pas toujours près de la table des enseignants.
- Ouvrez la salle 60 à 90 minutes avant le début du cours. Installez les tables et les chaises, préparez les documents et les badges, puis mettez en place le café, le thé, l’eau et les verres avant l’arrivée du premier participant.
Questions fréquentes
- Quand faut-il réserver une salle pour un cours d’allemand ?
- Réservez-la idéalement 4 à 6 semaines avant le début du cours. Ce délai laisse le temps de confirmer l’intervenant, d’établir le programme et de vérifier le mobilier ainsi que la technique.
- Quand commander les cahiers d’exercices allemands ?
- Passez la commande au moins 10 jours avant le cours. Contrôlez les quantités dès réception et préparez un exemplaire pour chaque participant, plus 2 ou 3 exemplaires de réserve.
- Combien de temps prévoir pour installer un cours d’allemand ?
- Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’accueil. Ce temps couvre l’installation des tables et des chaises, le branchement de la technique, le test de la présentation et la préparation du café et du thé.
- Quand arrêter les inscriptions à un cours d’allemand ?
- Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant le cours. Vous pourrez alors finaliser la liste des participants, les badges, les documents imprimés et les informations d’itinéraire.
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