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Deutschkurs organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Deutschkurs steht und fällt mit guter Vorbereitung: Der Raum muss passen, die Gruppe rechtzeitig feststehen und Unterrichtsmaterial am ersten Tag griffbereit sein. Plane zuerst Programm, Dozent und Anmeldung, danach Technik, Handouts und Verpflegung. Zwei bis drei Tage vorher prüfst du die Teilnehmerliste und verschickst Routeinformationen. Am Kurstag selbst brauchst du vor Beginn Zeit für Raumaufbau, Techniktest, Kaffee und Tee sowie den Empfang der Teilnehmenden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Dozent festlegen

  • Unterrichtsprogramm erstellen

  • Arbeitshefte bestellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Teilnehmerliste führen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Routeinformationen versenden

  • Präsentation vorbereiten

  • Handouts drucken

  • Namensschilder erstellen

  • Lernmaterial sortieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Ort öffnen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Technik anschließen

  • Präsentation testen

  • Arbeitshefte bereitlegen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfang vorbereiten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Kurseinführung geben

  • Deutschunterricht geben

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Deutsche Übungen begleiten

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Vortragsaufgabe begleiten

  • Pausengetränke nachfüllen

  • Veranstaltung und Abschluss gestalten

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Lernmaterial sammeln

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Technik abkoppeln

  • Lokal abschließen

  • Materialien zurückgeben

  • Nachricht an Teilnehmende senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 22
  • TischeAnz. 6
  • Dozententisch
  • Garderobenständer

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • KühlboxenAnz. 2

Küche

  • ThermoskannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 4
  • SchälchenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 24
  • TrinkgläserAnz. 24
  • TellerAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 24

Lernmaterial

  • Deutsche ArbeitshefteAnz. 22
  • Deutsche WörterbücherAnz. 6
  • Whiteboard
  • Flipchart
  • WhiteboardmarkerAnz. 8
  • Flipchart-MarkerAnz. 8
  • NotizblöckeAnz. 22
  • KugelschreiberAnz. 25
  • NamensschilderAnz. 22
  • Gedruckte HandoutsAnz. 22

Reinigung

  • Eimer
  • Wischmopp
  • Besen
  • Handfeger und Kehrblech
  • Staubsauger
  • Wiederverwendbare SpültücherAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum mindestens 4 Wochen vorher und kläre, ob Tische, Stühle, Projektor, Leinwand und Whiteboard bereits vorhanden sind. So erkennst du fehlendes Mobiliar oder zusätzliche Ausstattung rechtzeitig.
  • Bestelle Arbeitshefte und anderes Lernmaterial spätestens 2 Wochen vor Kursbeginn. Rechne nicht nur nach Anmeldungen, sondern lege 1 bis 2 zusätzliche Exemplare bereit.
  • Verschicke Einladungen und Routeinformationen spätestens 7 Tage vorher. Bitte dabei um Rückmeldung zu Ernährungswünschen und aktualisiere die Teilnehmerliste bis 2 Tage vor dem Kurs.
  • Plane für Präsentation, Handouts und Namensschilder einen festen Vorbereitungstermin 3 bis 5 Tage vorher. Drucke die Unterlagen nicht erst am Vorabend, falls Dateien oder Drucker Probleme machen.
  • Sei mindestens 60 Minuten vor Beginn vor Ort. Stelle Tische und Stühle auf, schließe Laptop und Projektor an, teste die Präsentation und bereite Kaffee, Tee, Wasser und den Empfang vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Deutschkurs organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Raumreservierung und Dozentenplanung. Spätestens 2 Wochen vorher sollten Arbeitshefte bestellt und die Anmeldung laufen.
Wann sollte ich die Einladungen für den Deutschkurs verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher, damit genug Zeit für Rückmeldungen bleibt. Routeinformationen und organisatorische Details sendest du spätestens 7 Tage vor Kursbeginn.
Wie viel Zeit brauche ich am Kurstag für den Aufbau?
Plane mindestens 60 Minuten vor Beginn für Tische, Stühle, Technik, Lernmaterial und Empfang ein. Wenn Projektor oder Raum erstmals genutzt werden, sind 90 Minuten sicherer.
Wie viele Arbeitshefte und Handouts brauche ich?
Bereite für jede angemeldete Person ein Arbeitsheft und ein Handout vor. Lege zusätzlich 1 bis 2 Exemplare für Nachmeldungen, Beschädigungen oder den Dozenten bereit.

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