Checklist pour organiser un congrès syndical

Un congrès syndical demande un suivi précis bien avant le jour J. Il faut verrouiller la date et le lieu, confirmer les intervenants, construire le programme, puis gérer les inscriptions, les besoins alimentaires et les supports. La technique mérite une vérification séparée : vidéoprojecteur, écran, microphones, câbles et multiprises doivent être testés sur place. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, notamment les badges, les présentations et les quantités à transmettre au traiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du congrès
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver l’assistance technique
Inviter les intervenants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Demander les présentations
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Commander les badges du congrès
Préparer les supports de distribution
2 personnes
Imprimer le programme
Envoyer les indications d'accès
Communiquer les quantités au traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les étiquettes nominatives
3 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Trier les documents
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Installer l’écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Vérifier l'éclairage
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les documents à distribuer
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Animer la séance d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
Veiller au planning
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Servir la pause-café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter les déchets pendant la pause
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
Animer la session du soir
2 personnes
Animer le vote avec des bulletins de vote
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
Réapprovisionner les boissons pour le cocktail
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger la salle
5 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Restituer les clés du lieu
Retourner le matériel loué
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Archiver les badges nominatifs
Archiver la liste des participants
Stocker les photos et vidéos
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 110
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 4
Tabouretsqté 6
Nappesqté 14
Table de scène

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 16
Couverts de serviceqté 12
Cafetièreqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Clés USBqté 3
Câbles de rechargeqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Éclairageqté 6
Horloges muralesqté 3

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux directionnelsqté 12
Pancartes de tableqté 14
Décoration de tableqté 14
Panneaux pour les intervenantsqté 8
Drapeauxqté 4
Mâts de drapeauqté 4

Bureau

Badges nominatifsqté 120
Lanyardsqté 120
Programmesqté 120
Documents à distribuerqté 120
Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 140
Bulletins de voteqté 120
Urnes de voteqté 3
Paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Planchettes à écrireqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 14
Plats de service avec couvercleqté 8
Corbeilles à painqté 8
Petits bolsqté 16
Pincesqté 10
Verres doseursqté 3
Gants de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 4
Chariot de nettoyage
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu, le traiteur et l’assistance technique. Faites-le plusieurs mois à l’avance : les intervenants et les prestataires doivent connaître la date avant l’envoi des invitations.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le congrès. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la liste des participants, les besoins alimentaires et les quantités définitives pour le traiteur.
Demandez les présentations aux intervenants 3 à 5 jours avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable prévu et vérifiez les câbles HDMI, le vidéoprojecteur, les microphones et les haut-parleurs.
Préparez les badges nominatifs à partir de la liste vérifiée, puis gardez quelques badges vierges à la table d’inscription. Cette réserve couvre les corrections de nom et les inscriptions ajoutées tardivement.
Organisez les documents par séquence avant l’ouverture des portes : programme imprimé, supports de distribution et informations pratiques. Envoyez les indications d’accès au moins 3 jours avant, surtout si le lieu possède plusieurs entrées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès syndical ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois pour un congrès avec plusieurs intervenants et prestataires. Les dernières 2 semaines servent surtout à confirmer les inscriptions, les repas, les présentations et le matériel.
Quand envoyer les invitations à un congrès syndical ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant afin de finaliser les badges, les documents et les quantités du traiteur.
Quand demander les présentations des intervenants ?: Demandez une première version 1 à 2 semaines avant le congrès, puis la version définitive 3 à 5 jours avant. Testez tous les fichiers sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur utilisés le jour même.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès syndical ?: Vérifiez la liste des participants, les badges, le programme imprimé, les besoins alimentaires et les documents. Contrôlez aussi les microphones, les haut-parleurs, l’écran, les câbles, les rallonges et les multiprises.

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