Checkliste für einen gut vorbereiteten Gewerkschaftskongress

Ein Gewerkschaftskongress braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Redner, Technik und Teilnehmerunterlagen ineinandergreifen. Bestätige zuerst den Termin und reserviere Location, Catering und technischen Support. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Abstimmung mit den Sprechern. In den letzten Tagen geht es vor allem um Mengen, Namensschilder, Präsentationen, Handouts und einen vollständigen Technikcheck.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Kongressdatum bestätigen
Location reservieren
Catering reservieren
Technischen Support reservieren
Redner einladen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherinformationen sammeln
Präsentationen anfordern
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Namensschilder entwerfen
Kongressausweise bestellen
Handouts zusammenstellen
2 Personen
Programm drucken
Wegbeschreibung versenden
Catering-Mengen durchgeben
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Namensschilder ausfüllen
3 Personen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Handouts sortieren
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Bildschirm aufstellen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
Beleuchtung kontrollieren
Beschilderung anbringen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Handouts bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Referenten empfangen
2 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Eröffnungssession begleiten
2 Personen
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
Zeitplan überwachen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Kaffeepause servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall während der Pause einsammeln
2 Personen
Mittagsbuffet servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Benutztes Geschirr einsammeln
3 Personen
Abendsession betreuen
2 Personen
Abstimmung mit Stimmkarten begleiten
3 Personen
Schlusswort moderieren
Getränke für den Aperitif nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Materialien zusammenstellen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Raum aufräumen
5 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Locationschlüssel zurückgeben
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Namensschilder archivieren
Teilnehmerliste archivieren
Foto- und Videomaterial speichern
Rechnungen und Belege sammeln
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 110
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 4
HockerAnz. 6
TischwäscheAnz. 14
Podiumstisch

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 140
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 130
ServierlöffelAnz. 16
ServierbesteckAnz. 12
KaffeekanneAnz. 6
TeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2
USB-SticksAnz. 3
LadekabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
BeleuchtungAnz. 6
WanduhrenAnz. 3

Dekoration

KongressbannerAnz. 3
WegweiserAnz. 12
TischschilderAnz. 14
TischdekorationAnz. 14
ReferentenschilderAnz. 8
FahnenAnz. 4
FlaggenstangenAnz. 4

Büro

NamensschilderAnz. 120
LanyardsAnz. 120
ProgrammeAnz. 120
HandoutsAnz. 120
NotizblöckeAnz. 120
KugelschreiberAnz. 140
StimmkartenAnz. 120
WahlurnenAnz. 3
FlipchartAnz. 2
Flipchart-PapierAnz. 6
MarkerAnz. 12
KlebebandAnz. 6
SchreibbretterAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
BrotmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 14
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
SchälchenAnz. 16
ZangenAnz. 10
MessbecherAnz. 3
KüchenhandschuheAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 4
Reinigungswagen
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

KabelmattenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Location, Catering und technischen Support möglichst mehrere Monate vor dem Kongress. Prüfe dabei nicht nur den Saal, sondern auch Registrierungstisch, Podiumstisch, Bestuhlung und Kleiderständer.
Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens 7 Tage vor Beginn an. So bleibt Zeit, Dateien auf dem Laptop zu prüfen und fehlende HDMI-Kabel, Mikrofone oder Adapter zu organisieren.
Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher ab und übermittle dann die endgültigen Catering-Mengen. Erfasse Ernährungswünsche nicht nur im Anmeldeformular, sondern prüfe sie vor der Bestellung noch einmal.
Bereite Namensschilder, Kongressausweise, Handouts und das gedruckte Programm am Vortag vor. Sortiere die Unterlagen nach Ablauf oder Zielgruppe, damit die Registrierung nicht ins Stocken gerät.
Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Technik ein. Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel mit den tatsächlichen Präsentationen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gewerkschaftskongress planen?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Location und technischen Dienstleistern. Redner, Programm und Einladungen sollten spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress feststehen.
Wann müssen Einladungen zu einem Gewerkschaftskongress verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vor Beginn, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Catering rechtzeitig vorbereitet werden können.
Wann sollte das Catering für einen Gewerkschaftskongress bestellt werden?: Gib eine vorläufige Menge 2 bis 3 Wochen vorher an und bestätige die endgültige Anzahl 3 bis 5 Tage vor dem Kongress. Ernährungswünsche sollten spätestens mit der finalen Mengenmeldung vorliegen.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einem Gewerkschaftskongress?: Plane mindestens 90 Minuten für Aufbau und Test ein, bei mehreren Rednern besser 2 Stunden. Prüfe jede Präsentation am Veranstaltungsort und teste Mikrofone, Lautsprecher, Beamer und Laptop mit der vorgesehenen Reihenfolge.

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