Vakbondscongres organiseren: een complete checklist
Een vakbondscongres vraagt om meer dan een zaal en een programma. Je moet deelnemers registreren, sprekers en presentaties verzamelen, catering afstemmen en techniek testen. Begin met datum, locatie en ondersteuning en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en congresmaterialen. In de laatste week controleer je aantallen, dieetwensen, badges, hand-outs en de volledige presentatieset. Deze checklist helpt je de 79 taken in een logische volgorde af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Congresdatum bevestigen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Technische ondersteuning reserveren
Sprekers uitnodigen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties opvragen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Congresbadges bestellen
Hand-outs samenstellen
2 personen
Programma afdrukken
Routebeschrijving versturen
Catering aantallen doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Naamkaartjes invullen
3 personen
Presentaties controleren
2 personen
Hand-outs sorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Scherm opstellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Verlichting controleren
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Hand-outs klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Event
Deelnemers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Openingssessie begeleiden
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Tijdschema bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval tijdens pauze verzamelen
2 personen
Lunchbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebruikt servies inzamelen
3 personen
Avondsessie begeleiden
2 personen
Stemming met stemkaarten begeleiden
3 personen
Slotwoord begeleiden
Dranken bijvullen voor borrel
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Zaal opruimen
5 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatiesleutels retourneren
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Naamkaartjes archiveren
Deelnemerslijst archiveren
Foto- en videomateriaal opslaan
Facturen en bonnetjes verzamelen
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 110
- Registratietafel
- Kapstokkenaantal 4
- Krukkenaantal 6
- Tafellinnenaantal 14
- Podiumtafel
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Vorkenaantal 130
- Messenaantal 130
- Lepelsaantal 130
- Opscheplepelsaantal 16
- Serveerbestekaantal 12
- Koffiekanaantal 6
- Theepottenaantal 4
- Waterkannenaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikkeraantal 2
- USB-sticksaantal 3
- Oplaadkabelsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Verlichtingaantal 6
- Wandklokkenaantal 3
Decoratie
- Congresbannersaantal 3
- Richtingsbordenaantal 12
- Tafelbordjesaantal 14
- Tafeldecoratieaantal 14
- Sprekersbordjesaantal 8
- Vlaggenaantal 4
- Vlaggenstokkenaantal 4
Kantoor
- Naamkaartjesaantal 120
- Lanyardsaantal 120
- Programma'saantal 120
- Hand-outsaantal 120
- Notitieblokkenaantal 120
- Balpennenaantal 140
- Stemkaartenaantal 120
- Stembussenaantal 3
- Flip-overaantal 2
- Flip-overpapieraantal 6
- Markeerstiftenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Schrijfplankjesaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Broodmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 14
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Broodmandenaantal 8
- Schaaltjesaantal 16
- Tangenaantal 10
- Maatbekersaantal 3
- Keukenhandschoenenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Bewaarbakkenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalzakhoudersaantal 4
- Schoonmaakkar
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 8
- Antislipmattenaantal 6
- Zaklampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf de congresdatum, locatie, catering en technische ondersteuning vast. Controleer meteen of de zaal tafels, stoelen, een registratietafel en een geschikte plek voor het projectiescherm heeft.
- Vraag sprekers uiterlijk 3 weken vooraf om hun bio, presentatie en praktische informatie. Plan daarnaast een technische controle van laptop, beamer, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen.
- Sluit de deelnemersregistratie 7 tot 10 dagen voor het congres af. Controleer daarna de deelnemerslijst, dieetwensen en catering aantallen; zo voorkom je dat de definitieve bestelling niet overeenkomt met het aantal aanwezigen.
- Maak naamkaartjes en congresbadges op basis van de gecontroleerde deelnemerslijst, niet op basis van losse aanmeldmails. Sorteer hand-outs per programmaonderdeel en leg programma's, badges en routebeschrijvingen vóór de ontvangst klaar.
- Doe de laatste materiaalcontrole 1 dag vooraf. Tel onder meer koffie- en theeservies, waterglazen, borden, bestek, waterkannen en tafellinnen en test de presentaties met de laptop en het projectiescherm.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een vakbondscongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, catering en techniek. Reserveer sprekers en start de aanmeldingen daarna, zodat je minstens 7 dagen voor het congres de definitieve aantallen hebt.
- Wanneer moet de catering voor een vakbondscongres worden besteld?
- Geef de catering aantallen 7 tot 10 dagen vooraf door, nadat je de deelnemerslijst en dieetwensen hebt gecontroleerd. Bevestig het definitieve menu en de aantallen nog één keer uiterlijk 2 werkdagen voor de bijeenkomst.
- Wanneer moet ik presentaties en hand-outs verzamelen?
- Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 3 weken vooraf op. Controleer alle bestanden uiterlijk 1 dag vooraf en sorteer de hand-outs dan per onderdeel van het programma.
- Wat moet ik op de congresdag als eerste doen?
- Richt eerst de registratie- en techniekzone in en test de beamer, laptop, microfoons en luidsprekers voordat deelnemers binnenkomen. Leg daarna badges, programma's en hand-outs klaar; plan hiervoor minimaal 90 minuten voorbereidingstijd.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!