Checklist pour organiser un congrès des femmes

Un congrès des femmes demande de coordonner le programme, les intervenantes, les inscriptions et l’accueil sans laisser les détails au dernier moment. Cette checklist de 78 tâches et 53 fournitures suit le déroulement réel de la préparation, de la confirmation de la salle jusqu’au rangement. Elle vous aide notamment à recueillir les besoins alimentaires, finaliser les présentations et préparer les badges. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le programme et le planning
2 personnes
Valider définitivement les intervenants
Rassembler les informations sur les intervenants
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Rassembler les présentations
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Passer la commande traiteur
Faire les réservations
Définir la répartition des sièges
2 personnes
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et l’entrée
2 personnes
Vider et nettoyer la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les présentations
Vérifier l'éclairage
Installer la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer les tables de pause et de buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Gérer les présentations sur le plan technique
2 personnes
Gérer les micros
Veiller au temps par session
Préparer la pause café
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Ranger le buffet et les tables
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons au dîner
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Animer un moment de networking
3 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Encadrer le départ et la sortie progressive
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
2 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 115
Tablesqté 18
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Décoration

Bannière de congrès
Compositions floralesqté 6
Chemins de tableqté 12
Badges nominatifsqté 120
Panneaux directionnelsqté 8
Cartes de menuqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadaires LEDqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Torchonsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à main et pellesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et la salle avant de concevoir les invitations : prévoyez ensuite un délai d’au moins 3 à 4 semaines pour les inscriptions et les questions des participantes.
Demandez les informations des intervenantes dès leur confirmation. Récupérez leurs présentations au plus tard 7 jours avant le congrès, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus.
Fermez la liste des participantes 3 à 5 jours avant l’événement afin d’imprimer les badges, répartir les sièges et transmettre au traiteur le nombre définitif ainsi que les besoins alimentaires.
Préparez un comptoir d’inscription avec les badges classés par ordre alphabétique et une personne dédiée pendant les 30 premières minutes. Gardez aussi quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Faites un test technique complet la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil : microphones, console de mixage, haut-parleurs, câbles HDMI, rallonges, multiprises et batteries externes doivent être vérifiés sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès des femmes ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un congrès avec plusieurs intervenantes, un traiteur et des inscriptions. Commencez plus tôt si le programme comprend de nombreuses présentations ou plusieurs espaces.
Quand envoyer les invitations pour un congrès des femmes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date, dès que le lieu et le programme provisoire sont suffisamment précis. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour finaliser les badges, les sièges et le repas.
Quand demander les besoins alimentaires des participantes ?: Ajoutez la question au formulaire d’inscription dès son ouverture. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant le congrès et transmettez la synthèse au traiteur avant la commande définitive.
Que faut-il vérifier dans la salle avant le congrès ?: Contrôlez l’entrée, la disposition des tables et des chaises, le comptoir d’inscription et l’espace de prise de parole. Faites le contrôle technique au moins 2 heures avant l’arrivée des participantes et vérifiez chaque présentation sur le matériel utilisé.

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