Frauenkongress organisieren: die komplette Checkliste

Ein Frauenkongress braucht mehrere parallel laufende Vorbereitungen: Programm, Referentinnen, Anmeldungen, Technik, Catering und Raumaufbau müssen am Veranstaltungstag zusammenpassen. Beginne mit Datum und Ort und arbeite dich bis zur Registrierung und dem fertigen Saal vor. Besonders häufig werden Präsentationen, Namensschilder, Ernährungswünsche und die technische Prüfung zu spät erledigt. Die Checkliste umfasst 78 Aufgaben und 53 benötigte Gegenstände, damit du Zuständigkeiten und Fristen sauber planen kannst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Referenten endgültig festlegen
Sprecherinformationen sammeln
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Fragen der Teilnehmenden beantworten
2 Personen
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programme ausdrucken
Präsentationen sammeln
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Reservierungen vornehmen
Sitzordnung festlegen
2 Personen
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Veranstaltungsort und Eingang prüfen
2 Personen
Saal leerräumen und reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
Beleuchtung kontrollieren
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Pausen- und Buffet-Tische aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
Teambriefing durchführen
6 Personen

Event

Registrierung öffnen
3 Personen
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Redner ankündigen
Präsentationen technisch betreuen
2 Personen
Mikrofone verwalten
Zeit pro Sitzung überwachen
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Buffet und Tische aufräumen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Abendbuffet servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Getränke beim Abendessen auffüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Licht und Ton bedienen
2 Personen
Networking-Phase moderieren
3 Personen
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
Verabschiedung und Auslass begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Reste sicher verpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restmaterialien aufräumen
2 Personen
Dankesnachricht an Sprecher senden
Teilnehmernachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 115
TischeAnz. 18
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 6
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 140
WeingläserAnz. 120
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 130
KaffeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
Präsentationsklicker
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

Kongressbanner
BlumenarrangementsAnz. 6
TischläuferAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
Wegweiser-SchilderAnz. 8
SpeisekartenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-StehlampenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
GeschirrtücherAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Zeitplan spätestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. So bleiben genügend Tage, um Referentinnen endgültig zu bestätigen, Sprecherinformationen zu sammeln und Einladungen mit vollständigen Angaben zu verschicken.
Öffne das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen vor dem Kongress. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und beantworte Rückfragen innerhalb von 1 bis 2 Werktagen, damit die endgültige Teilnehmerliste rechtzeitig entsteht.
Sammle alle Präsentationen spätestens 5 Werktage vor Beginn und prüfe jede Datei am vorgesehenen Laptop mit Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker. Teste zusätzlich Funkmikrofone, Lautsprecher und Tonmischpult im Saal.
Gib die Cateringbestellung erst nach Ablauf der Anmeldefrist auf, aber plane dafür mindestens 7 Tage Vorlauf ein. Zähle die gemeldeten Ernährungswünsche getrennt und prüfe, ob Teller, Besteck, Kaffeetassen, Wasser- und Weingläser vorhanden sind.
Plane den Aufbau am Veranstaltungstag mit mindestens 2 Stunden Puffer. Prüfe Eingang und Veranstaltungsort, stelle Tische und Stühle auf, richte Registrierungstisch und Namensschilder ein und bringe alle Materialien vor Beginn in den Saal.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Frauenkongress organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Für Referentinnen, Einladungen, Anmeldungen, Catering und Technik bleiben dann mehrere feste Prüftermine statt einer hektischen Schlusswoche.
Wann sollte die Anmeldung für einen Frauenkongress öffnen?: Öffne das Anmeldeformular etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher, damit du Teilnehmerliste, Namensschilder, Sitzordnung und Catering zuverlässig vorbereiten kannst.
Wann müssen Präsentationen für einen Frauenkongress vorliegen?: Fordere die Präsentationen spätestens 5 Werktage vor dem Kongress an. Prüfe sie anschließend auf dem Veranstaltungs-Laptop und teste jede Datei mit Beamer, Leinwand und Präsentationsklicker.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Frauenkongress?: Plane mindestens 2 Stunden für Saal, Registrierung und Technik ein. Bei Bühnenelementen, mehreren Mikrofonen, Catering- und Buffetischen sind 3 Stunden sicherer, besonders wenn der Eingang oder die Bestuhlung noch angepasst werden muss.

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