Checklist para organizar un congreso de mujeres

Organizar un congreso de mujeres requiere coordinar ponentes, asistentes, catering, sala y equipos sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 78 tareas y 53 materiales en el orden en que suelen hacer falta. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el programa; después controla las inscripciones y las preferencias dietéticas. En la fase final, verifica presentaciones, micrófonos, proyector, señalización y mesa de registro antes de recibir a las participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Confirmar definitivamente a los ponentes
Recopilar información de los ponentes
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Responder preguntas de los participantes
2 personas
Crear la lista final de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir programas
Recopilar las presentaciones
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
Realizar el pedido de catering
Hacer reservas
Definir la distribución de las sillas
2 personas
Preparar mostrador de registro
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el lugar y la entrada
2 personas
Vaciar y limpiar la sala
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar las presentaciones
Comprobar la iluminación
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Montar mesas de descanso y buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el bufé de cena
4 personas
Hacer briefing al equipo
6 personas

Evento

Abrir el registro
3 personas
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
Repartir programas
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Anunciar a los ponentes
Gestionar técnicamente las presentaciones
2 personas
Gestionar micrófonos
Controlar el tiempo por sesión
Preparar la pausa para el café
3 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger el buffet y las mesas
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer las bebidas de la cena
2 personas
Recoger la vajilla usada
3 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Manejar luces y sonido
2 personas
Facilitar un momento de networking
3 personas
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
Gestionar la despedida y la salida del público
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el bufé y la cocina
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Volver a colocar mesas y sillas
4 personas
Apagar y recoger el equipo técnico
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar el material sobrante
2 personas
Enviar un mensaje de agradecimiento a los ponentes
Enviar mensaje a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 115
Mesascant. 18
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 140
Copas de vinocant. 120
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 130
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentación
Baterías externascant. 4

Decoración

Banner del congreso
Arreglos floralescant. 6
Manteles runnerscant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Señales de orientacióncant. 8
Cartas del menúcant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de pie LEDcant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Pinzas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Paños de cocinacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobillas y recogedorescant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de abrir las inscripciones. Necesitas confirmar también la distribución de sillas, las mesas del buffet, la mesa de ponentes y el espacio para el registro.
Pide a cada ponente su presentación con varios días de antelación y haz una prueba técnica completa. Comprueba portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, micrófonos inalámbricos y sonido, no solo que el archivo se abra.
Incluye una pregunta sobre alergias y preferencias dietéticas en el formulario de inscripción. Entrega al catering la lista consolidada antes de hacer el pedido y conserva una copia para el equipo de registro.
Prepara la lista final de participantes, las tarjetas con nombres y los programas impresos antes de trasladar los materiales al lugar. Lleva algunas tarjetas en blanco y bolígrafos para cambios de última hora.
Reserva tiempo para revisar la entrada y la sala antes de la llegada. La mesa de registro debe estar montada, las sillas colocadas y los alargadores, regletas y baterías externas localizados antes de comenzar el programa.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un congreso de mujeres?: Ábrelas cuando la fecha, el lugar y el programa provisional estén confirmados. Como mínimo, deja entre 3 y 4 semanas para recoger inscripciones, preguntas y preferencias dietéticas.
¿Con cuánta antelación hay que confirmar a los ponentes?: Confirma definitivamente a los ponentes al menos 4 semanas antes del congreso. Solicita sus datos y presentaciones con una fecha límite de 7 días antes para poder revisarlas técnicamente.
¿Cuándo se debe encargar el catering del congreso?: Haz el pedido cuando tengas una lista de asistentes suficientemente estable y hayas cerrado las necesidades dietéticas. Intenta confirmarlo entre 7 y 10 días antes, incluyendo cantidades para cada comida y bebida.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala y el equipo?: Reserva al menos 2 horas antes de la llegada de las participantes para colocar mesas y sillas, montar el registro y probar proyector, pantalla, micrófonos y altavoces. Si hay escenario o varias presentaciones, añade 30 minutos.

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