Checklist pour organiser un congrès de recherche

Un congrès de recherche demande de coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions et toute la logistique sur place. Cette checklist rassemble 72 tâches et 56 éléments à prévoir, du choix du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Elle vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les détails souvent traités trop tard : besoins alimentaires, présentations, badges, affiches, câbles et signalétique. Utilisez-la comme fil conducteur avec votre équipe et vos bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel audiovisuel
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Inventorier les affiches de recherche
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Demander les présentations
Concevoir les badges nominatifs
Mettre en page les brochures du programme
Concevoir les panneaux de direction
Aménager l’espace des affiches
2 personnes
Établir le plan technique
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Confirmer les détails du catering
Vérifier les fichiers d’impression
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Faire imprimer des affiches
Rassembler les présentations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Accrocher les affiches
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Accompagner les intervenants à la salle
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Animer la session d'affiches
3 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Assurer la clôture
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Sécuriser les présentations
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer les affiches
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les présentations
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 90
Table de scène
Table d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Pointeur laserqté 2
Cliques de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bannières de congrèsqté 2
Nappesqté 14
Porte-nomsqté 90
Panneaux d’affichageqté 12
Pinces à affichesqté 48
Panneaux de directionqté 12
Numéros de tableqté 14
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les sessions, les horaires et les intervenants dès le lancement du formulaire.
Demandez les présentations au moins 7 jours avant le congrès. Prévoyez ensuite un ordinateur de secours, les câbles HDMI, les adaptateurs et un pointeur laser pour éviter les changements de dernière minute.
Traitez les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions et transmettez un décompte définitif au traiteur au moins 3 jours avant l’événement.
Préparez les badges nominatifs, les programmes imprimés et les panneaux de direction au moins 2 jours avant l’accueil. Vérifiez chaque fichier d’impression avant de lancer la production.
Organisez un briefing des bénévoles 24 heures avant le congrès : répartissez l’inscription, l’orientation vers les salles, l’espace des affiches et l’assistance technique.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès de recherche ?: Ouvrez le formulaire dès que le programme, le lieu et les principaux intervenants sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le congrès. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il réserver le lieu et le traiteur ?: Réservez le lieu et le traiteur au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue, surtout si le congrès comprend plusieurs espaces, un service audiovisuel et un repas. Confirmez les quantités et les horaires de livraison 3 jours avant.
Quand demander les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers au minimum 7 jours avant le congrès, puis rassemblez-les dans un dossier unique. Contrôlez les formats et testez les présentations sur l’ordinateur utilisé sur place la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès de recherche ?: Vérifiez l’aménagement des tables et des chaises, l’espace des affiches, les badges, les programmes, la signalétique et le matériel audiovisuel. Faites aussi un test complet avec projecteur, écran, microphones, haut-parleurs et câbles au moins 12 heures avant l’ouverture.

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