Checklist para organizar un congreso de investigación
Organizar un congreso de investigación exige coordinar el programa, los ponentes, las inscripciones y la parte técnica en el orden adecuado. Empieza cerrando el programa y confirmando el lugar antes de abrir el formulario de inscripción. Después tendrás que recopilar datos de ponentes, preferencias dietéticas y pósteres, además de preparar señalización, folletos y acreditaciones. Esta checklist reúne 72 tareas y 56 materiales para que llegues al día del congreso con las presentaciones, el catering y el equipo audiovisual comprobados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
2 personas
Reservar equipo audiovisual
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Recopilar información de los ponentes
2 personas
Inventariar los pósteres de investigación
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Solicitar presentaciones
Diseñar tarjetas de nombre
Maquetar folletos del programa
Diseñar carteles de ruta
Distribuir el espacio de pósters
2 personas
Elaborar el plan técnico
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Confirmar los detalles del catering
Revisar archivos de impresión
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Imprimir carteles
Recopilar las presentaciones
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Marcar la distribución de la sala
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar la mesa del podio
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Colgar pósters
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
Acompañar a los ponentes a la sala
Rellenar las bebidas
2 personas
Organizar la pausa del café
3 personas
Coordinar la ronda de pósteres
3 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Recoger preguntas del público
Gestionar el cierre
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Asegurar las presentaciones
Apagar el equipo
2 personas
Retirar los carteles
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir las presentaciones
Archivar la lista de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 14
- Sillascant. 90
- Mesa del escenario
- Mesa de registrocant. 2
- Mesas altascant. 8
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilescant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Puntero lásercant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 100
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 12
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzascant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Acumuladores de fríocant. 20
Decoración
- Banderas de congresocant. 2
- Mantelescant. 14
- Portatarjetas de nombrecant. 90
- Paneles para cartelescant. 12
- Pinzas para cartelescant. 48
- Carteles de flechascant. 12
- Números de mesacant. 14
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a todos los ponentes antes de enviar invitaciones. Pide sus datos, biografías y presentaciones con una fecha límite concreta, preferiblemente al menos 7 días antes del congreso.
- Abre las inscripciones solo cuando el lugar, el catering y los horarios estén definidos. Usa el formulario para recoger también las preferencias dietéticas y prepara el listado final de asistentes antes de imprimir las etiquetas con nombres.
- Planifica la zona de pósteres con antelación: inventaría cada trabajo, asigna un espacio y prepara carteles de ruta. Así evitas montar mesas y pósteres a última hora sin una distribución clara.
- Haz una prueba técnica completa antes de la llegada de los asistentes. Comprueba proyector, pantalla, portátiles, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y presentaciones, y lleva baterías externas para las incidencias.
- Imprime folletos, carteles, etiquetas y tarjetas de nombre después de revisar los archivos finales. Reserva al menos 2 días para corregir errores y separa el material de registro del material destinado a las salas y al catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de investigación?
- Empieza a reservar el lugar, el catering y el equipo audiovisual entre 8 y 12 semanas antes. Deja cerrados el programa y los ponentes antes de abrir las inscripciones, y fija una fecha límite para recibir presentaciones y datos de ponentes.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un congreso?
- Abre el formulario cuando el programa, el lugar y los servicios principales estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra las inscripciones al menos 5 días antes para poder ajustar el catering, las etiquetas y la distribución de las salas.
- ¿Cuándo hay que pedir las presentaciones de los ponentes?
- Solicítalas como mínimo 7 días antes del congreso y establece una hora límite clara. Recopilarlas antes permite probar cada archivo en el portátil y el proyector, además de preparar el orden de las sesiones.
- ¿Qué equipo audiovisual necesito para un congreso de investigación?
- Como base, prepara un proyector, una pantalla, un portátil, cables HDMI, adaptadores, alargadores y regletas. Para las intervenciones, comprueba también los micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces y un puntero o pulsador de presentación; haz una prueba técnica completa el día anterior.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!