Forschungskongress organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege das Programm mindestens 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress fest und bestätige alle Referenten schriftlich. Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen mit einer klaren Frist an, statt auf Nachreichungen am Veranstaltungstag zu warten.
• Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Programm und Teilnahmebedingungen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Kongress und gib die endgültige Zahl anschließend an das Catering weiter.
• Plane die Technik nicht nur nach Geräten, sondern nach jedem Programmpunkt. Prüfe Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Funkmikrofone und Lautsprecher mindestens einen Tag vorher mit den tatsächlichen Präsentationen.
• Teile den Posteraum frühzeitig ein und führe ein Inventar der Forschungsposter. Druckdateien sollten spätestens 7 Tage vor dem Kongress geprüft und beauftragt sein, damit Fehler nicht erst beim Aufbau auffallen.
• Bereite Registrierung und Orientierung getrennt vor: Namensschilder, Programmhefte, Wegweiser und Parkinformationen müssen vor dem Einlass verfügbar sein. Weise Freiwillige 60 bis 90 Minuten vor Beginn ein und lege Zuständigkeiten für Technik, Registrierung und Poster fest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Forschungskongress organisieren?

Beginne etwa 4 bis 6 Monate vorher mit Veranstaltungsort, Programm und Referenten. Catering, Technik und Anmeldung sollten spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wann müssen die Präsentationen für einen Forschungskongress vorliegen?

Fordere die Präsentationen 7 bis 10 Tage vor dem Kongress an. Sammle die Dateien zentral und teste sie spätestens am Vortag auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor.

Wie viele Namensschilder und Programmhefte braucht ein Forschungskongress?

Plane je ein Namensschild pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei Programmheften reicht dieselbe Reserve, sofern Nachmeldungen am Empfang möglich sind.

Wann sollte man das Catering für einen Forschungskongress final bestätigen?

Bestätige die Personenzahl und Ernährungswünsche 7 bis 10 Tage vor dem Kongress. Kläre am selben Termin auch Ausgabezeiten, Geschirr, Getränke, Stehtische und den Aufbau im Veranstaltungsort.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst