Checklist pour organiser un congrès d’association

Un congrès d’association se prépare par étapes : date et lieu d’abord, inscriptions et intervenants ensuite, puis technique et installation. Cette checklist regroupe 72 tâches et 54 éléments à prévoir, du formulaire d’inscription aux badges nominatifs. Elle vous aide aussi à traiter les besoins alimentaires, rassembler les présentations et vérifier la salle avant l’arrivée des participants. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour éviter les derniers réglages le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du congrès
2 personnes
Réserver le lieu
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations des intervenants
Rédiger l’invitation
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Commander le catering
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Imprimer la liste des participants
Envoyer le briefing des intervenants
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Aménager la table de scène
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Déposer les programmes
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Accompagner le premier intervenant
2 personnes
Gérer la technique pendant la session
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Servir les snacks de pause
2 personnes
Encadrer la deuxième session
2 personnes
Animer la troisième session
2 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Animer la session du soir
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Remercier les intervenants
2 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Vider la salle
5 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les présentations
Envoyer un message de remerciement
Enregistrer la présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables rectangulairesqté 12
Table d'inscription
Table de scène
Pupitre
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Cuillères à caféqté 90
Cuillères à soupeqté 90
Fourchettesqté 90
Couteauxqté 90
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à buffetqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Petits bolsqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 10
Bannières de l'associationqté 2
Compositions floralesqté 6
Panneaux de directionqté 12
Marqueursqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4
Luxmètresqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de confirmer les intervenants : le programme dépend de la capacité de la salle, de la disposition des tables et de l’équipement disponible.
Ouvrez les inscriptions dès que l’invitation est prête et prévoyez un rappel 7 à 10 jours avant le congrès. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 3 jours avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur, avec les câbles et adaptateurs HDMI prévus.
Préparez les badges, le programme imprimé et la liste des participants la veille. La table d’inscription doit être installée et clairement identifiable avant l’ouverture des portes.
Vérifiez la salle le jour précédent, puis marquez la disposition des chaises et des tables. Contrôlez aussi les microphones, haut-parleurs, rallonges, multiprises, boissons refroidies et poubelles avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès d’association ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et commander le catering. Gardez les 7 derniers jours pour les rappels, les badges, les présentations et les vérifications techniques.
Quand envoyer les invitations pour un congrès d’association ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant le congrès. Envoyez un rappel 7 à 10 jours avant la date limite d’inscription.
Quand confirmer le catering d’un congrès ?: Passez la commande environ 10 à 14 jours avant l’événement, quand le nombre d’inscrits et les besoins alimentaires sont suffisamment connus. Confirmez le nombre final de repas 3 à 5 jours avant si le prestataire le permet.
Que faut-il tester pour la technique d’un congrès ?: Testez au minimum 2 à 3 jours avant le congrès le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs. Faites un second contrôle dans la salle le jour précédent pour repérer les problèmes de branchement ou de portée.

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