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Verbandskongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Verbandskongress braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Referenten, Anmeldung und Technik voneinander abhängen. Lege zuerst Termin und Veranstaltungsort fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldeformular, Teilnehmerverwaltung, Ernährungswünsche und Catering. Am Veranstaltungstag entscheiden ein markierter Raumplan, ein vorbereiteter Registrierungstisch und ein Techniktest darüber, ob der Ablauf pünktlich startet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Kongressdatum festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Referenten festlegen

    2 Personen

  • Sprecherdaten sammeln

  • Einladung erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Sprecherbriefing versenden

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Raumaufteilung markieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Namensschilder sortieren

    2 Personen

  • Podiumstisch herrichten

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    3 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Programme auslegen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Ersten Redner betreuen

    2 Personen

  • Technik während der Session bedienen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Pausengetränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Zweite Session begleiten

    2 Personen

  • Dritte Sitzung begleiten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Abendsession betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Sprecher danken

    2 Personen

  • Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Letzte Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kaffeepunkt reinigen

    2 Personen

  • Saal räumen

    5 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Geräte trennen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Präsentationen archivieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Anwesenheit erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • Rechteckige TischeAnz. 12
  • Registrierungstisch
  • Podiumstisch
  • Rednerpult
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Präsentationsklicker
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 90
  • DesserttellerAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 90
  • KaffeelöffelAnz. 90
  • EsslöffelAnz. 90
  • GabelnAnz. 90
  • MesserAnz. 90
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • BuffetbehälterAnz. 10
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • NamenskartenständerAnz. 10
  • VereinsbannerAnz. 2
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • StifteAnz. 12

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • LichtmessgeräteAnz. 2

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Location fest, bevor du das Programm veröffentlichst. Plane für die Referenten zusätzlich eine Frist ein, bis zu der Sprecherdaten und Präsentationen vorliegen müssen.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und frage Ernährungswünsche direkt ab. Verschicke spätestens 7 Tage vor dem Kongress eine Erinnerung und prüfe danach die Teilnehmerzahl für das Catering.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher mindestens einmal vor dem Einlass. Lege einen Ersatz-Adapter und geladene Powerbanks am Technikplatz bereit.
  • Bereite Namensschilder, Programm und Teilnehmerliste spätestens am Vortag vor. Drucke die Liste nach dem letzten Anmeldestand erneut aus, damit Nachmeldungen und Änderungen sichtbar sind.
  • Markiere die Raumaufteilung vor dem Aufbau und stelle Registrierungstisch, Podiumstisch, Rednerpult, Stühle und Tische zuerst auf. Kühle Getränke rechtzeitig und kontrolliere vor dem Einlass Geschirr, Abfallbehälter und Garderobe.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Verbandskongress organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Termin, Location und Programm. Referenten, Anmeldung und Catering sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress feststehen.
Wann sollte man die Einladungen zum Verbandskongress verschicken?
Verschicke die Einladung etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin, sobald Programm und Anmeldeformular bereit sind. Sende eine Erinnerung 7 Tage vor dem Kongress.
Wann muss das Catering für einen Verbandskongress bestellt werden?
Bestelle das Catering spätestens 2 bis 3 Wochen vorher mit einer vorläufigen Teilnehmerzahl. Übermittle Ernährungswünsche und die finale Zahl idealerweise 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung.
Wann sollte die Technik für den Verbandskongress getestet werden?
Teste die komplette Technik mindestens am Vortag und wiederhole die Kontrolle 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei Bild, Ton, Präsentationsklicker, Kabel und Adapter.

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