Checklist voor een virtuele conferentie organiseren

Een virtuele conferentie staat of valt met voorbereiding op drie fronten: inhoud, techniek en communicatie. Leg eerst het programma en thema vast, bevestig daarna sprekers en werk het draaiboek uit. Regel de deelnemerslink en aanmeldingen op tijd, zodat je dieetwensen en praktische informatie niet op het laatste moment hoeft te verzamelen. Plan minimaal één technische repetitie en test ook de back-upverbinding voordat de conferentie begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en thema vaststellen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Presentaties ontvangen
Presentaties controleren
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Moderatoren aanwijzen
2 personen
Technische rollen verdelen
2 personen
Deelnemerslink aanmaken
Herinnering versturen
Techniek voor locatie testen
3 personen
Sprekersinstructies versturen
Technische repetitie houden
4 personen
Back-upverbinding testen
2 personen
Deelnemerslijst exporteren
Sprekersbestanden klaarzetten
2 personen
Werkplekken opbouwen
3 personen
Camera's en microfoons aansluiten
3 personen
Licht en achtergronden instellen
2 personen
Presentaties en video's testen
2 personen
Technische briefing geven
4 personen

Event

Sprekers laten inloggen
2 personen
Deelnemers toelaten
2 personen
Opening en huisregels verzorgen
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Chat en vragen modereren
2 personen
Sessies volgens programma starten
Pauzes aankondigen
Dranken bijvullen
Opname en livestream controleren
2 personen
Netwerkronde begeleiden
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen

Nazorg

Opnames veiligstellen
2 personen
Werkplekken afbouwen
3 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Bestanden en back-ups ordenen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Opnamekoppelingen versturen
Presentaties met deelnemers delen
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Werkruimte schoonmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Back-uplaptop
Webcamsaantal 3
USB-microfoonsaantal 3
Headsetsaantal 4
Statiefjesaantal 3
LED-panelenaantal 4
USB-hubsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Ethernetkabelsaantal 4
Mobiele hotspot
Externe SSD'saantal 2
Powerbanksaantal 3

Keuken

Waterkannenaantal 2
Herbruikbare mokkenaantal 6

Meubilair

Bureausaantal 3
Bureaustoelenaantal 4

Decoratie

Neutrale achtergrondenaantal 3

Verlichting

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Kantoorartikelen

Notitieblokkenaantal 6
Pennenaantal 12
Geprinte draaiboekenaantal 6

Schoonmaak

Desinfectiedoekjesaantal 2
Handdesinfectieaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische repetitie niet alleen met de sprekers, maar ook met moderatoren en technische rollen. Controleer per werkplek camera, USB-microfoon, licht, achtergrond en het delen van presentaties.
Vraag presentaties uiterlijk 3 dagen voor de conferentie op. Test daarna alle video's, lettertypen en dia-overgangen op de laptop waarop ze tijdens het programma worden afgespeeld.
Maak de deelnemerslink zodra het programma en de sprekers bevestigd zijn. Verstuur een herinnering uiterlijk 24 uur voor de start met de link, begintijd en een korte instructie voor deelname.
Zet een back-uplaptop, mobiele hotspot en kopieën van de sprekersbestanden klaar. Bewaar de bestanden daarnaast op een externe SSD, zodat een uitgevallen computer of verbinding niet meteen het programma stillegt.
Bouw werkplekken minimaal 2 uur voor de start op. Sluit camera's, microfoons, USB-hubs, HDMI-adapters, ethernetkabels, stekkerdozen en verlengsnoeren aan voordat de laatste deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een virtuele conferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het thema, programma en de benadering van sprekers. Reserveer de laatste 2 weken voor presentaties, deelnemerscommunicatie, het draaiboek en technische tests.
Wanneer moet ik sprekers bevestigen voor een virtuele conferentie?: Bevestig sprekers uiterlijk 6 weken voor de conferentie, zodat je het programma en de uitnodigingen kunt afronden. Vraag hun definitieve informatie en presentatie vervolgens uiterlijk 3 dagen voor de uitzending op.
Hoeveel technische repetities heb je nodig voor een virtuele conferentie?: Plan minimaal 1 volledige technische repetitie met alle sprekers, moderatoren en technische rollen. Doe daarnaast op de dag zelf een korte controle van ongeveer 60 minuten voor camera, microfoon, presentaties en back-upverbinding.
Wanneer stuur je de herinnering voor een virtuele conferentie?: Stuur de deelnemersherinnering 24 uur voor de start en vermeld daarin de deelnemerslink, het programma en eventuele technische instructies. Exporteer de deelnemerslijst op dezelfde dag, zodat de registratie klaarstaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.