LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Virtuelle Konferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine virtuelle Konferenz steht und fällt mit einem klaren Ablauf und getesteter Technik. Lege zuerst Thema, Programm und Referenten fest, öffne danach die Anmeldung und sammle alle Sprecherinformationen. In der letzten Woche werden Ablaufplan, Rollen, Präsentationen und Teilnehmerlink verbindlich. Plane mindestens eine technische Probe ein und halte Ersatzlaptop, Backup-Verbindung sowie Sprecherdateien griffbereit, damit ein Ausfall nicht den gesamten Termin stoppt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Thema festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

    2 Personen

  • Präsentationen entgegennehmen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Moderatoren benennen

    2 Personen

  • Technische Rollen verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerlink erstellen

  • Erinnerung senden

  • Technik für die Location testen

    3 Personen

  • Sprecheranweisungen versenden

  • Technische Probe durchführen

    4 Personen

  • Backup-Verbindung testen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste exportieren

  • Sprecherdateien bereitlegen

    2 Personen

  • Arbeitsplätze aufbauen

    3 Personen

  • Kameras und Mikrofone anschließen

    3 Personen

  • Licht und Hintergründe einstellen

    2 Personen

  • Präsentationen und Videos testen

    2 Personen

  • Technisches Briefing geben

    4 Personen

Event

  • Redner anmelden lassen

    2 Personen

  • Teilnehmende hereinlassen

    2 Personen

  • Eröffnung und Hausregeln übernehmen

    2 Personen

  • Sprecher technisch unterstützen

    2 Personen

  • Chat und Fragen moderieren

    2 Personen

  • Sitzungen gemäß Programm starten

  • Pausen ankündigen

  • Getränke nachfüllen

  • Aufnahme und Livestream prüfen

    2 Personen

  • Netzwerkrunde betreuen

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Aufnahmen sichern

    2 Personen

  • Arbeitsplätze abbauen

    3 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Dateien und Backups ordnen

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Aufnahmelinks versenden

  • Präsentationen mit Teilnehmern teilen

  • Teilnehmerfragen beantworten

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Arbeitsbereich reinigen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • Ersatzlaptop
  • WebcamsAnz. 3
  • USB-MikrofoneAnz. 3
  • HeadsetsAnz. 4
  • StativeAnz. 3
  • LED-PanelsAnz. 4
  • USB-HubsAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • EthernetkabelAnz. 4
  • Mobiler Hotspot
  • Externe SSDsAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 3

Küche

  • WasserkannenAnz. 2
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 6

Mobiliar

  • TischeAnz. 3
  • BürostühleAnz. 4

Dekoration

  • Neutrale HintergründeAnz. 3

Beleuchtung

  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Büromaterial

  • NotizblöckeAnz. 6
  • StifteAnz. 12
  • Gedruckte AblaufpläneAnz. 6

Reinigung

  • DesinfektionstücherAnz. 2
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Referentenplanung spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin ab. Bestätige jeden Sprecher schriftlich und fordere Präsentationen, Namen, Rollen und technische Angaben gesammelt an.
  • Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Programm und Teilnehmerlink feststehen. Exportiere die Teilnehmerliste spätestens am Vortag und prüfe dabei auch Ernährungswünsche oder andere organisatorische Angaben.
  • Führe die technische Probe mit Moderation, Technikteam und Referenten mindestens 2 bis 3 Tage vorher durch. Teste dabei Kameras, USB-Mikrofone, Licht, Hintergründe, Präsentationen und Videos unter realistischen Bedingungen.
  • Baue die Arbeitsplätze am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor Beginn auf. Schließe Laptops, Webcams, Headsets, USB-Hubs, HDMI-Adapter und Ethernetkabel an und halte einen Ersatzlaptop sowie einen mobilen Hotspot bereit.
  • Sende die Sprecheranweisungen und die Erinnerung spätestens 24 Stunden vorher. Lege Ablaufpläne, Sprecherdateien, Powerbanks und Notizmaterial an den jeweiligen Arbeitsplätzen bereit, statt sie erst während der Konferenz zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine virtuelle Konferenz planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 3 Wochen für Referentenzusagen, Anmeldung und Programmanpassungen sowie mehrere Tage für Technikprobe und Präsentationsprüfung.
Wann sollte die technische Probe für eine virtuelle Konferenz stattfinden?
Plane die technische Probe 2 bis 3 Tage vor der Konferenz und einen kurzen Technikcheck am Veranstaltungstag ein. Prüfe nicht nur die Verbindung, sondern auch Mikrofone, Kameras, Licht, Präsentationen, Videos und die Backup-Verbindung.
Wann verschickt man den Teilnehmerlink für eine virtuelle Konferenz?
Verschicke den Teilnehmerlink, sobald Programm und Anmeldung feststehen, und sende 24 Stunden vor Beginn eine Erinnerung. Bei Änderungen solltest du den Link zusätzlich am Veranstaltungstag erneut bestätigen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag der virtuellen Konferenz?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Arbeitsplätze, Kameras, Mikrofone, Licht, Hintergründe und Präsentationstests. Bei mehreren Referenten oder parallelen Technikrollen sind 2 Stunden sicherer.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!