Checklist pour organiser une conférence sur les soins

Une conférence sur les soins demande un suivi précis bien avant le jour J. Il faut coordonner les intervenants, le programme, les inscriptions et les besoins d’accessibilité, puis vérifier le matériel et l’accueil. Cette checklist rassemble 73 tâches et 67 fournitures pour avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’ouverture du lieu. Utilisez-la pour éviter les oublis fréquents : présentations reçues trop tard, badges non imprimés ou adaptateurs manquants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les confirmations d'inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Finaliser le programme
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Créer les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les handouts
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Répartir les bénévoles
Envoyer les indications d'accès
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Indiquer le point d'accueil
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager l’espace buffet
3 personnes
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les intervenants
2 personnes
Veiller au planning
Animer les présentations
Gérer les micros
Animer les questions de la salle
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le départ
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Remercier les intervenants
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Lutrin
Tabouretsqté 4
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Clic-clacqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Batteries externesqté 2
Hotspot Wi-Fi
Pupitre de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Verres à eauqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes creusesqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Pincesqté 8
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 4
Thermos isothermesqté 4

Décoration

Nappesqté 16
Fond de scène
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Porte-badgesqté 90
Numéros de tableqté 12
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 90

Éclairage

Lampadairesqté 4
Projecteurs LEDqté 4
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de contacter les intervenants : prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour recevoir leurs présentations et leurs informations biographiques.
Demandez les besoins alimentaires et d’accessibilité au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la conférence.
Finalisez la liste des participants au plus tard 3 jours avant l’événement afin d’imprimer les badges nominatifs et les supports sans travailler dans l’urgence.
Testez le projecteur, l’écran, les microphones, les câbles HDMI et les adaptateurs sur place la veille. Prévoyez aussi les multiprises, rallonges et batteries externes nécessaires.
Le jour J, ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’arrivée du public : installez les tables d’inscription, refroidissez les boissons et répartissez les bénévoles avant le premier accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence sur les soins ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions environ 3 jours avant la conférence, ou plus tôt si la capacité de la salle est limitée.
Combien de temps prévoir pour installer une conférence ?: Prévoyez au moins 90 minutes pour l’accueil, les tables, les chaises et le buffet. Ajoutez un test technique la veille ou 60 minutes supplémentaires le jour même si le matériel n’a pas été vérifié auparavant.
Quand demander les informations alimentaires et d’accessibilité ?: Posez ces questions directement dans le formulaire d’inscription. Vérifiez les réponses 7 jours avant l’événement afin d’adapter le catering et l’accès à la salle à temps.
Quand imprimer les badges et les handouts ?: Imprimez les badges nominatifs et les handouts après la vérification finale de la liste des participants. Faites-le 2 à 3 jours avant la conférence pour garder une marge en cas de correction.

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