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Pflegekonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Pflegekonferenz steht und fällt mit einem klaren Programm, verlässlichen Referenten und einer Registrierung, die am Veranstaltungstag ohne Rückfragen funktioniert. Plane zuerst Datum, Inhalte und Raum, danach Einladungen, Anmeldungen und Catering. In den letzten zwei Wochen prüfst du Präsentationen, Barrierefreiheit, Ernährungswünsche, Namensschilder und Handouts. Am Veranstaltungstag müssen Technik, Sitzordnung, Getränke und Helfer vor der Öffnung bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Anmeldebestätigungen versenden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Barrierefreiheit erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen entgegennehmen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Namensschilder gestalten

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Handouts drucken

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technik prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Empfangstheke ausschildern

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffetbereich einrichten

    3 Personen

  • Snacks präsentieren

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Zeitplan überwachen

  • Präsentationen betreuen

  • Mikrofone verwalten

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Dinner-Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Start begleiten

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Sprecher danken

  • Teilnehmernachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • KlappischeAnz. 12
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 4
  • Rednertisch
  • BühnenelementeAnz. 4
  • Pult
  • HockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • KlickerAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 2
  • WLAN-Hotspot
  • Präsentationsständer

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • WassergläserAnz. 100
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • Tiefe TellerAnz. 90
  • DesserttellerAnz. 90
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • SchälchenAnz. 16
  • ZangenAnz. 8
  • BuffetwärmerAnz. 4
  • IsolierkannenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 16
  • Bühnenhintergrund
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Willkommensschild
  • Programmatische PosterAnz. 6
  • WegweiserAnz. 10
  • BadgehalterAnz. 90
  • TischnummernAnz. 12
  • StifteAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 90

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • LED-SpotsAnz. 4
  • BatterielampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Referenten früh fest: Versende die Einladungen erst, wenn Zeiten, Vortragstitel und Anmeldefrist verbindlich sind. So vermeidest du spätere Korrekturen an Einladungen und Wegbeschreibung.
  • Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor der Konferenz. Prüfe dann Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Barrierefreiheit und verschicke die Anmeldebestätigungen mit Anfahrt und Beginn.
  • Fordere Präsentationen spätestens 3 Werktage vorher an und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Lege HDMI-Kabel, Adapter, Klicker und eine Ersatzlösung für den Internetzugang bereit.
  • Plane die Registrierung mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn. Stelle Namensschilder alphabetisch auf den Registrierungstisch und halte Teilnehmerliste, Schreibmaterial und aktuelle Programmausdrucke griffbereit.
  • Öffne den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vorher. Prüfe Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult, stelle Stühle und Tische auf und kühle Getränke, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Pflegekonferenz planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Referenten. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und Reservierungen bestätigt sein.
Wann müssen die Einladungen zur Pflegekonferenz verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Konferenz. Setze die Anmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit Catering und Teilnehmerliste rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einer Pflegekonferenz?
Plane mindestens 60 Minuten für den Technikcheck ein, zusätzlich zur Aufbauzeit. Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Mikrofone, Lautsprecher und jede Präsentation vor dem Einlass.
Wann sollte das Catering für eine Pflegekonferenz bestellt werden?
Bestelle das Catering nach Ende der Anmeldefrist, normalerweise 7 bis 10 Tage vorher. Berücksichtige dabei die gemeldeten Ernährungswünsche und halte Getränke sowie Snacks vor Beginn bereit.

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