Checklist para organizar una conferencia sanitaria sin imprevistos

Una conferencia sanitaria necesita coordinación mucho antes de abrir las puertas. Este plan reúne 73 tareas y 67 materiales para ordenar el trabajo desde la fecha y los ponentes hasta las acreditaciones, el catering y la prueba técnica. Te ayuda a cerrar a tiempo las presentaciones, las necesidades dietéticas y la accesibilidad, aspectos que suelen quedarse para el último momento. También contempla el montaje de sala, el registro y las indicaciones para participantes y voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar confirmaciones de inscripción
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar la accesibilidad
Recopilar información de los ponentes
Recibir presentaciones
Definir el programa final
2 personas
Comprobar la lista de participantes
Diseñar acreditaciones
Imprimir credenciales
2 personas
Imprimir handouts
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la técnica
2 personas
Asignar voluntarios
Enviar indicaciones
Reunir los materiales
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colocar las acreditaciones
2 personas
Señalizar el mostrador de recepción
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar la zona del buffet
3 personas
Presentar los aperitivos
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Anunciar la apertura
Coordinar a los ponentes
2 personas
Vigilar el horario
Gestionar las presentaciones
Gestionar micrófonos
Gestionar las preguntas del público
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Rellenar el bufé de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar el cierre
Acompañar la salida
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Guardar los restos de forma segura
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Agradecer a los ponentes
Enviar mensaje a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas plegablescant. 12
Mesas de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Atril
Taburetescant. 4
Percheroscant. 3

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Pulsadorcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Baterías externascant. 2
Punto de acceso Wi-Fi
Atril de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Vasos para aguacant. 100
Platos de cenacant. 100
Platos hondoscant. 90
Platos de postrecant. 90
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 12
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Cuencoscant. 16
Pinzascant. 8
Calentadores de buffetcant. 4
Termos aislantescant. 4

Decoración

Mantelescant. 16
Telón de fondo del escenario
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 10
Portabadgescant. 90
Números de mesacant. 12
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 90

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Focos LEDcant. 4
Lámparas de bateríacant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa provisional y los ponentes con varias semanas de margen. Pide a cada ponente su biografía, necesidades técnicas y presentación antes de fijar el programa final.
Abre las inscripciones con un formulario que incluya dieta, accesibilidad y consentimiento de uso de datos. Envía la confirmación en un plazo máximo de 48 horas después de cada inscripción.
Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de recibir al público: proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y mesa de mezclas.
Prepara las acreditaciones, los handouts y la lista de participantes el día anterior. Lleva un pequeño margen de copias y separa el material de registro del material de los ponentes.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y deja las bebidas enfriándose con tiempo. Reserva al menos 30 minutos antes del inicio para colocar mesas, sillas, atril, escenario, buffet y señalización.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia sanitaria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios ponentes o necesitas catering y equipamiento técnico. Deja cerrados el programa y las inscripciones al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones de los ponentes?: Pídelas entre 7 y 10 días antes de la conferencia. Revisa todos los archivos y pruébalos en el portátil y el proyector como mínimo 24 horas antes.
¿Qué información debe incluir el formulario de inscripción?: Incluye nombre, organización, contacto, preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad. Cierra la recogida de estos datos entre 5 y 7 días antes para poder ajustar el catering y la sala.
¿Cuánto tiempo antes hay que abrir la sala?: Abre la ubicación al menos 2 horas antes del comienzo para montar el registro, comprobar la técnica y preparar el catering. Reserva 30 minutos adicionales si hay escenario, varias mesas o muchos micrófonos.

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