Organiser une conférence sans rien oublier
Une conférence se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et l’intervenant, puis les inscriptions, le programme et la logistique. Cette checklist couvre les 43 tâches du projet, de la première confirmation jusqu’à l’accueil des participants. Elle tient aussi compte des points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, la présentation de l’intervenant ou les essais du micro et du projecteur. Utilise-la pour répartir le travail et vérifier chaque détail avant l’ouverture des portes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Confirmer définitivement l’intervenant
Établir le programme et les horaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations d'inscription
Coordonner les besoins techniques
Recevoir la présentation
Vérifier la présentation sur le plan technique
Commander le catering
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Tester la salle et la technique
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le lieu de prise de parole
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Préparer la présentation
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Ouvrir la conférence
Accompagner l’intervenant
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Animer les questions de la salle
Servir un repas léger
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Clore la conférence
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
Éteindre la technique
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver la présentation et l’enregistrement
Envoyer un message de remerciement à l’orateur
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 8
- Nappesqté 8
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Micro sans fil
- Haut-parleursqté 2
- Cliqueur de présentation
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Louchesqté 4
- Glacièresqté 2
Décoration
- Badges nominatifsqté 60
- Flèches de signalisationqté 8
- Panneau d’inscription
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 30
- Marqueursqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
- Balai et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date, la salle et l’intervenant avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour une conférence avec inscriptions et intervenant extérieur.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et fixe une date limite 7 jours avant l’événement. Transmets ensuite le nombre définitif de repas au traiteur.
- Réclame la présentation de l’intervenant au plus tard 48 heures avant la conférence. Ouvre-la sur l’ordinateur prévu, teste le câble HDMI, le projecteur et le format des vidéos.
- Fais un essai complet dans la salle la veille ou au moins 2 heures avant l’arrivée du public : son, micro sans fil, haut-parleurs, éclairage et circulation entre les rangées.
- Prépare l’accueil avec la liste de présence, les badges nominatifs et une signalisation visible dès l’entrée. Arrive 60 à 90 minutes avant le début pour installer les tables, le café, le thé et le matériel technique.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une conférence ?
- Pour une conférence classique, prévois 4 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer l’intervenant, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver le catering.
- Quand envoyer les invitations pour une conférence ?
- Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec le programme, les horaires, le lieu et la date limite d’inscription. Une relance peut partir 7 jours avant la clôture des inscriptions.
- Quand faut-il tester le matériel d’une conférence ?
- Teste la salle et toute la technique la veille si possible, puis refais un contrôle 2 heures avant l’accueil. Vérifie notamment le projecteur, l’écran, le micro, les haut-parleurs, l’ordinateur et les câbles de secours.
- Combien de temps avant une conférence faut-il arriver ?
- Arrive 60 à 90 minutes avant le début. Il faut ce temps pour aérer la salle, installer les chaises et les tables, préparer l’inscription, le café et le thé, puis résoudre un éventuel problème technique.
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