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Vortrag organisieren: Die praktische Checkliste

Ein Vortrag steht und fällt mit einem klaren Ablauf, funktionierender Technik und einer gut vorbereiteten Ankunft der Teilnehmenden. Plane zuerst Datum, Ort, Referenten und Programm; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Catering. In den letzten Tagen prüfst du Präsentation, Mikrofon, Projektor und Material vor Ort. Am Veranstaltungstag bleiben Registrierung, Sitzordnung, Kaffee und ein Techniktest als feste Zeitblöcke.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Referenten endgültig festlegen

  • Programm und Zeiten erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldebestätigungen versenden

  • Technische Anforderungen abstimmen

  • Präsentation entgegennehmen

  • Präsentation technisch prüfen

  • Catering bestellen

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Raum und Technik testen

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Saal lüften

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Sprecherbereich einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Vortrag eröffnen

  • Den Redner begleiten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

  • Leichte Mahlzeit servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Vortrag abschließen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Saal und Küche reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Präsentation und Anmeldung archivieren

  • Dankesnachricht an den Redner senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • Präsentationsklicker
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 60
  • HinweispfeileAnz. 8
  • Anmeldetafel
  • Flipchart
  • FlipchartblätterAnz. 30
  • MarkerAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Zeiten mindestens drei Wochen vorher fest. Plane neben Vortrag und Fragerunde auch 15 bis 30 Minuten für Einlass und Registrierung ein.
  • Bitte die Referenten spätestens sieben Tage vor dem Vortrag um ihre Präsentation. Öffne jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und teste Videos, Schriftarten sowie den HDMI-Anschluss.
  • Schließe die Anmeldung zwei bis drei Tage vor dem Termin ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche, drucke die Anwesenheitsliste und bereite Namensschilder alphabetisch vor.
  • Teste Projektor, Leinwand, kabelloses Mikrofon und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn im fertig bestuhlten Saal. Ein Ersatzkabel und ein Verlängerungskabel gehören an den Technikplatz.
  • Stelle Kaffee, Tee und Wasser vor dem Einlass bereit und plane pro angemeldeter Person mindestens eine Tasse oder ein Glas ein. Lüfte den Saal, richte Hinweispfeile auf und halte den Registrierungstisch frei zugänglich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Vortrag organisieren?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. So bleiben mindestens drei Wochen für Einladungen und Anmeldungen sowie sieben Tage für Präsentations- und Techniktests.
Wann sollte man die Einladungen für einen Vortrag verschicken?
Verschicke sie etwa drei bis vier Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist zwei bis drei Tage vor dem Vortrag, damit Catering, Anwesenheitsliste und Namensschilder rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Vortrags?
Plane für Raum, Bestuhlung, Sprecherbereich, Registrierung und Technik mindestens 90 Minuten ein. Der vollständige Funktionstest von Präsentation, Projektor und Ton sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Vortrag?
Rechne für den Empfang mit etwa einem Getränk pro Person und zusätzlich einer Tasse Kaffee oder Tee. Bei einem Vortrag von zwei bis drei Stunden solltest du insgesamt zwei Getränke pro Person einplanen.

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