Checklist para organizar una conferencia sin olvidar nada
Organizar una conferencia requiere coordinar personas, horarios, inscripciones, catering y medios técnicos en un orden concreto. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el ponente; después prepara el programa y abre las inscripciones. En la última semana, confirma asistentes, preferencias dietéticas y necesidades técnicas. El día del evento, reserva al menos dos horas para montar la sala, probar la presentación y preparar el registro antes de recibir a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Fijar definitivamente al ponente
Preparar el programa y los horarios
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmaciones de inscripción
Coordinar las necesidades técnicas
Recibir la presentación
Comprobar la presentación técnicamente
Pedir el catering
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Probar el espacio y la técnica
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Llevar materiales al lugar
2 personas
Ventilar la sala
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el punto de intervención
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Preparar la presentación
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Abrir la charla
Acompañar al ponente
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Servir una comida ligera
3 personas
Recoger vajilla y residuos
2 personas
Cerrar la charla
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Retirar la basura
2 personas
Limpiar la sala y la cocina
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar la presentación y el registro
Enviar mensaje de agradecimiento al ponente
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mantelescant. 8
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Clic de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 6
- Teterascant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cucharonescant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Flechas para señalizacióncant. 8
- Cartel de inscripción
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregaderoscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y el ponente antes de enviar invitaciones. Deja un margen de al menos 7 días entre la confirmación del programa y el envío del primer recordatorio.
- Envía las confirmaciones de inscripción entre 3 y 5 días antes. Incluye el horario, la ubicación, las indicaciones de llegada y una pregunta clara sobre alergias o dietas especiales.
- Recibe la presentación del ponente como mínimo 48 horas antes y pruébala en el portátil, el proyector y la pantalla que se usarán. Lleva también un cable HDMI, alargadores y regletas de repuesto.
- Calcula el catering con el número confirmado de asistentes más un margen del 5 al 10 %. Separa café, té, vasos, tazas, platos y cubiertos para que el servicio no bloquee la mesa de registro.
- Llega al menos 2 horas antes para ventilar la sala, colocar mesas y sillas, montar el punto de intervención y probar el micrófono y los altavoces. Imprime la lista de asistencia y prepara las tarjetas de nombre antes de abrir la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una conferencia?
- Envíalas entre 3 y 6 semanas antes de la conferencia, según el tamaño del público. Cierra las inscripciones entre 3 y 7 días antes para poder confirmar el catering y las preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar una sala de conferencia?
- Reserva al menos 2 horas para una sala con proyector, pantalla, micrófono, altavoces, mesas y registro. Añade 30 minutos si el espacio o la instalación técnica no se han probado antes.
- ¿Cuándo se debe comprobar la presentación del ponente?
- Pide el archivo al menos 48 horas antes y haz una prueba técnica completa como mínimo el día anterior. Comprueba también el formato, el sonido, los vídeos y la conexión entre el portátil y el proyector.
- ¿Cuánto catering calcular por asistente en una conferencia?
- Calcula una ración por persona y añade un 5-10 % de margen. Para una pausa de café, confirma primero cuántos asistentes toman café o té y revisa las dietas especiales entre 3 y 5 días antes.
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