Organiser une conférence : la checklist complète

Une conférence se prépare bien avant l’ouverture des portes : il faut verrouiller le programme, confirmer l’intervenant et suivre les inscriptions. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations aux derniers tests techniques. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les fichiers de présentation, les badges et le café d’accueil. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer la salle et tester le son avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer l'intervenant
Demander la biographie et la photo
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Partager le programme en route
Recevoir les fichiers de présentation
Vérifier les fichiers de présentation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Recharger les appareils
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher le son et le micro
2 personnes
Tester la présentation techniquement
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les sandwichs garnis
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Accueillir l’intervenant
Ouvrir la conférence
Animer la conférence
Animer les questions de la salle
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Clore la conférence
Remercier l'orateur
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Table d’accueil

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Microphone
Haut-parleurqté 2
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 3
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Pichet à laitqté 3
Sucrierqté 3
Planche à découperqté 2
Couteau à painqté 2
Pince de serviceqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20
Flyers du programmeqté 70
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2
Épongesqté 4
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et la date suffisamment tôt pour envoyer les invitations avec un délai d’inscription clair. Demandez aussi la biographie et la photo de l’intervenant afin de préparer les supports de communication.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant la conférence, puis confirmez les participants. À ce moment-là, vérifiez les besoins alimentaires et imprimez une liste à jour pour l’accueil.
Demandez les fichiers de présentation avant le jour J et testez-les sur l’ordinateur utilisé avec le projecteur. Vérifiez les formats, les câbles HDMI, les adaptateurs et le cliqueur au moins une fois sur place.
Ouvrez la salle au minimum 90 minutes avant le début. Installez les chaises, les tables d’accueil, l’écran et le son, puis faites un essai avec le microphone depuis les places les plus éloignées.
Préparez le café, le thé et les sandwichs garnis avant l’arrivée du public. Comptez environ 2 tasses par personne pour l’accueil et gardez les thermos, verres, assiettes et pinces de service accessibles à l’équipe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer l’intervenant, fixer le programme, envoyer les invitations et traiter les inscriptions sans précipitation.
Combien de temps prévoir pour installer une salle de conférence ?: Prévoyez 90 minutes pour une installation complète, et davantage si le matériel audiovisuel n’est pas habituellement utilisé dans la salle. Réservez les 20 dernières minutes aux tests du projecteur, du son et de la présentation.
Quand demander les besoins alimentaires des participants ?: Posez la question au moment de l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la conférence. Faites ensuite confirmer les quantités au prestataire ou lors des courses.
Quand préparer les badges nominatifs pour une conférence ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions, idéalement 2 à 3 jours avant l’événement. Imprimez en même temps la liste des participants afin de gérer les dernières modifications à l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.