Checklist para organizar una conferencia sin olvidos
Organizar una conferencia requiere coordinar ponentes, asistentes, sala y equipos en un orden concreto. Empieza fijando la fecha y el programa, confirma al ponente y abre las inscripciones con tiempo. Después tendrás que cerrar las preferencias dietéticas, recibir y probar las presentaciones y preparar las acreditaciones. El día del evento, reserva al menos dos horas para montar sillas, mesas, proyector, pantalla, micrófono y servicio de café antes de recibir a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar ponente
Solicitar biografía y foto
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Compartir el programa y la ruta
Recibir los archivos de presentación
Comprobar los archivos de presentación
2 personas
Preparar acreditaciones
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Cargar el equipo
Reunir los materiales
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el sonido y el micrófono
2 personas
Probar la presentación técnica
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar sándwiches
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
Recibir al ponente
Abrir la charla
Moderación de la charla
Gestionar las preguntas del público
Rellenar las bebidas
2 personas
Cerrar la charla
Agradecer al ponente
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar sillas y mesas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la sala
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Mesa de recepción
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono
- Altavozcant. 2
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cable alargadorcant. 3
- Regletacant. 3
- Clic de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cucharillascant. 60
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termocant. 4
- Jarra de lechecant. 3
- Azucarerocant. 3
- Tabla de cortarcant. 2
- Cuchillo para pancant. 2
- Pinza para servircant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Credencialescant. 60
- Bolígrafoscant. 20
- Folletos del programacant. 70
- Señales direccionalescant. 6
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Esponjascant. 4
- Cepillos para fregarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Pide la biografía, la foto y los archivos de presentación del ponente al menos 7 días antes. Así puedes revisar el contenido y comprobar que el portátil, el proyector, el cable HDMI y los adaptadores funcionan juntos.
- Cierra las inscripciones 3 o 4 días antes de la conferencia. Imprime la lista de participantes, prepara las acreditaciones y separa las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
- Llega al lugar 2 horas antes de la apertura. Primero comprueba la sala y coloca sillas, mesas de recepción y mesa de oradores; después monta la proyección y el sonido.
- Haz una prueba técnica completa 60 minutos antes de la primera ponencia. Abre cada presentación, prueba el micrófono y deja preparados un cable alargador, una regleta y un adaptador HDMI de repuesto.
- Calcula el café y el té para todos los asistentes desde el inicio y prepara los sándwiches antes de abrir la recepción. Deja tazas, vasos, platos, cucharillas, bandejas y pinzas de servir en la misma mesa para evitar interrupciones durante el registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia?
- Empieza al menos 4 semanas antes para fijar la fecha, cerrar el programa, confirmar al ponente y enviar invitaciones. Reserva la última semana para revisar inscripciones, dietas y archivos de presentación.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una conferencia?
- Ciérralas entre 3 y 4 días antes del evento. Ese margen permite confirmar asistentes, imprimir la lista, preparar acreditaciones y comprar comida y bebida según las cifras finales.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala de una conferencia?
- Abre la ubicación 2 horas antes de la llegada del público. Necesitarás tiempo para colocar el mobiliario, montar proyector y pantalla, conectar el sonido y hacer una prueba técnica de unos 60 minutos.
- ¿Qué hay que comprobar antes de una presentación?
- Recibe los archivos al menos 7 días antes y pruébalos en el portátil que usarás el día del evento. Comprueba también el cable HDMI, el adaptador, el clic de presentación, el micrófono y el altavoz.
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