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Vortrag organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Vortrag steht und fällt mit drei Bereichen: einem klaren Programm, verlässlicher Technik und einem reibungslosen Empfang. Plane die Referenten, Einladungen und Anmeldungen früh genug, damit du Ernährungswünsche und Teilnehmerzahlen rechtzeitig kennst. In den letzten Tagen prüfst du Präsentationen, Namensschilder und die Raumaufteilung. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Techniktest, Kaffee, Tee und belegte Brötchen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Biografie und Foto anfordern

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Programm und Route teilen

  • Präsentationsdateien erhalten

  • Präsentationsdateien prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte aufladen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    2 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Sound und Mikrofon anschließen

    2 Personen

  • Technische Präsentation testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Belegte Brötchen bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Besucher zur Halle begleiten

    2 Personen

  • Redner empfangen

  • Vortrag eröffnen

  • Vortrag begleiten

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Vortrag abschließen

  • Sprecher bedanken

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • Empfangstisch

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • SteckdosenleisteAnz. 3
  • Präsentationsklicker

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • TeelöffelAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskanneAnz. 4
  • MilchkanneAnz. 3
  • ZuckerdoseAnz. 3
  • SchneidebrettAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangeAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • StifteAnz. 20
  • ProgrammflyerAnz. 70
  • WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 4
  • SpülbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Fordere Biografie, Foto und Präsentationsdatei der Referenten spätestens 7 Tage vor dem Vortrag an. So bleibt Zeit, fehlende Angaben nachzufassen und die Dateien auf dem vorgesehenen Laptop zu testen.
  • Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher ab und bestätige die Teilnehmer anschließend gesammelt. Erst dann kannst du Sitzplätze, Namensschilder, Teller, Gläser sowie Kaffee und Tee passend vorbereiten.
  • Teste Projektor, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Adapter mindestens 60 Minuten vor Beginn gemeinsam mit der Präsentation. Lade Laptop und Präsentationsklicker vorher vollständig auf und lege Verlängerungskabel sowie Steckdosenleiste bereit.
  • Baue Empfangstisch, Rednertisch und Präsentationstisch in dieser Reihenfolge auf: zuerst Laufwege und Stühle, danach Technik und zuletzt Namensschilder. Eine ausgedruckte Teilnehmerliste am Empfang verhindert lange Sucherei bei der Anmeldung.
  • Plane die Verpflegung so, dass Kaffee und Tee beim Eintreffen bereitstehen und belegte Brötchen ohne Verzögerung serviert werden können. Stelle Tassen, Gläser, Teller, Teelöffel und Serviertabletts vor Beginn an den Empfangstisch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Vortrag organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und Referenten. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du die Anmeldungen rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wann müssen die Präsentationen für einen Vortrag vorliegen?
Fordere die Dateien spätestens 7 Tage vor dem Vortrag an und prüfe sie innerhalb von 2 Tagen. So kannst du fehlende Schriftarten, inkompatible Adapter oder technische Probleme noch vor dem Veranstaltungstag lösen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Vortrags?
Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Stühle, Empfangstische und Technik ein. Der eigentliche Präsentationstest sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
Wann sollte man die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche abfragen?
Erfasse beides direkt bei der Anmeldung und schließe die Liste 3 bis 5 Tage vor dem Vortrag. Danach kannst du Verpflegung, Namensschilder und Sitzordnung anhand der endgültigen Zahl vorbereiten.

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