Checklist pour organiser une conférence sans rien oublier
Une conférence réussie repose sur une préparation ordonnée, bien avant l’arrivée du premier participant. Commence par cadrer le thème, le public et l’intervenant, puis avance vers les inscriptions, la salle et le programme. Dans les derniers jours, les fichiers de présentation, les badges, le catering et le matériel audiovisuel demandent une vérification séparée. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, du premier choix logistique à l’ouverture de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le thème et le public cible
2 personnes
Confirmer l'intervenant
Établir le programme et le planning
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Réserver le matériel audiovisuel
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Envoyer les informations sur les intervenants
Rassembler les fichiers de présentation
Vérifier les fichiers de présentation
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les handouts
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Tester le micro et le son
2 personnes
Tester entièrement la présentation
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la conférence
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Animer un moment convivial informel
3 personnes
Accompagner l’intervenant
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Récupérer les objets oubliés
Envoyer un message de remerciement à l’orateur
Renvoyer les informations aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 8
- Tabouretsqté 4
- Porte-manteauxqté 3
Vaisselle
- Tasses à caféqté 90
- Verres à boireqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Pichets à caféqté 6
- Carafes d’eauqté 8
Cuisine
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Micro sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Cliqueur de présentation
- Câbles HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Sets de nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 100
- Badges nominatifsqté 6
- Panneaux de directionqté 6
- Cartes du programmeqté 100
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le lieu et l’équipement audiovisuel dès que la date est fixée : vérifie au moins 7 jours avant la conférence le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro, les haut-parleurs, les câbles et les multiprises.
- Fixe une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les badges nominatifs.
- Demande les présentations aux intervenants au plus tard 48 heures avant la conférence, puis ouvre chaque fichier sur l’ordinateur prévu. Cette vérification permet de repérer les polices, vidéos ou formats incompatibles.
- Calcule le catering à partir des inscriptions confirmées, en distinguant les pauses café, les boissons et les repas. Refroidis les boissons la veille et contrôle la vaisselle, les plateaux et les carafes avant l’installation.
- Prévois l’ouverture de la salle au moins 90 minutes avant le début. Installe d’abord les chaises et les tables d’accueil, puis la table d’inscription, les panneaux de direction et le matériel technique avant de nettoyer l’entrée.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une conférence ?
- Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer l’intervenant, réserver la salle et le matériel, créer les inscriptions et envoyer les invitations.
- Quand envoyer les invitations pour une conférence ?
- Envoie-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec le programme, le lieu et le formulaire d’inscription. Prévois une relance environ 7 jours avant la clôture des inscriptions.
- Combien de temps faut-il pour installer une salle de conférence ?
- Prévois au moins 90 minutes pour installer les chaises, les tables d’accueil, les badges, la signalétique et le matériel audiovisuel. Ajoute 30 minutes si tu dois tester plusieurs présentations ou régler un micro sans fil.
- Quand préparer les badges et les supports de conférence ?
- Prépare les badges et imprime les handouts dès que les inscriptions sont confirmées, généralement 2 à 3 jours avant la conférence. Garde quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
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