Checklist para organizar una conferencia sin olvidar nada
Organizar una conferencia requiere coordinar ponentes, horarios, asistentes, sala y medios técnicos en el orden adecuado. Esta checklist reúne 51 tareas y 33 elementos para pasar de la planificación inicial al cierre del evento. Empieza por definir el público y confirmar al ponente; después reserva la sala, abre las inscripciones y comprueba cada detalle operativo. Los últimos días deben centrarse en presentaciones, catering, acreditaciones y pruebas técnicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el tema y el público objetivo
2 personas
Confirmar ponente
Crear el programa y el horario
2 personas
Reservar la sede y la sala
Reservar equipo audiovisual
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir material promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Enviar información de los ponentes
Recopilar los archivos de la presentación
Comprobar los archivos de presentación
2 personas
Determinar las cantidades del catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir handouts
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar el micrófono y el sonido
2 personas
Probar completamente la presentación
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Moderación de la charla
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Organizar una charla informal posterior
3 personas
Acompañar al ponente
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Limpiar la sala y los baños
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger los objetos olvidados
Enviar mensaje de agradecimiento al ponente
Enviar la información de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Taburetescant. 4
- Percheroscant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Clic de presentación
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Sets de mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Pancartas con nombrescant. 6
- Señales de rutacant. 6
- Tarjetas del programacant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma al ponente y cierra el programa antes de enviar invitaciones: los asistentes necesitan conocer horarios, sesiones y datos básicos con tiempo suficiente para inscribirse.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y determina las cantidades del catering a partir del número confirmado, no solo de las invitaciones enviadas.
- Pide los archivos de presentación antes del evento y compruébalos en el portátil con el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces y los cables HDMI.
- Prepara las tarjetas de nombre, los handouts, las tarjetas del programa y las señales de ruta antes de abrir la sala; así la mesa de registro no se monta con prisas.
- Reserva tiempo el día de la conferencia para limpiar la entrada y la sala, colocar sillas y mesas, enfriar las bebidas y probar el equipo audiovisual antes de que lleguen los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar una conferencia?
- Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas confirmar ponentes, reservar una sala, contratar equipo audiovisual y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar asistentes, revisar presentaciones y cerrar el catering.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones de una conferencia?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando ya estén confirmados el ponente, la sede y el horario. Envía la confirmación final de inscripción entre 3 y 7 días antes con la información práctica.
- ¿Cuánto catering calcular por asistente en una conferencia?
- Calcula una bebida de bienvenida y entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora, ajustando después según la duración. Para la comida, usa la lista de inscripciones confirmadas y añade aproximadamente un 5-10 % de margen.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y las presentaciones?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Comprueba cada archivo, el portátil, el clic de presentación, el micrófono, los altavoces, los cables HDMI, los alargadores y las regletas.
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