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Vortrag organisieren: Die Checkliste für deine Planung

Ein Vortrag steht und fällt mit einem klaren Ablauf, funktionierender Technik und einer verlässlichen Anmeldung. Plane zuerst Zielgruppe, Referenten, Raum und Zeitplan, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Präsentationsdateien, Namensschilder, Handouts, Catering und die Ausstattung vor Ort. Diese Checkliste hilft dir, nichts zu spät zu bestellen oder am Veranstaltungstag zu suchen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Thema und Zielgruppe festlegen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Audiovisuelle Ausrüstung reservieren

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbematerial verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Sprecherinformationen zusenden

  • Präsentationsdateien zusammentragen

  • Präsentationsdateien prüfen

    2 Personen

  • Cateringmengen festlegen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Handouts drucken

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Saal und Eingang reinigen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Präsentationsgeräte anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon und Ton testen

    2 Personen

  • Präsentation vollständig testen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Informellen Ausklang betreuen

    3 Personen

  • Den Redner begleiten

  • Abfall zwischendurch sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kaffeepunkt reinigen

    2 Personen

  • Saal und Toiletten reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Zurückgebliebene Sachen einsammeln

  • Dankesnachricht an den Redner senden

  • Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 8
  • HockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • TrinkgläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • KaffeekannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Präsentationsklicker
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckensetsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 100
  • NamensschilderAnz. 6
  • WegweiserAnz. 6
  • ProgrammkartenAnz. 100

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Referenten und Programm mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte die Vortragenden zugleich um ihre Präsentationsdateien und prüfe jede Datei spätestens 2 Tage vor dem Termin.
  • Öffne die Anmeldung früh genug, um Ernährungswünsche und die erwartete Teilnehmerzahl zu erfassen. Lege die Cateringmengen 5 bis 7 Tage vorher fest, statt erst beim Einkauf zu schätzen.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon, Lautsprecher, Präsentationsklicker und HDMI-Kabel gemeinsam im Saal. Plane dafür mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein; ein Ersatzkabel und Verlängerungskabel gehören griffbereit an den Technikplatz.
  • Richte den Registrierungstisch mit Namensschildern, Programmkarten und Wegweisern mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Stelle Tische, Stühle und gegebenenfalls Hocker nach dem Sitzplan auf, damit der Eingangsbereich frei bleibt.
  • Kühle Getränke nicht erst während des Empfangs, sondern mehrere Stunden vorher. Prüfe außerdem Kaffeetassen, Trinkgläser, Teller, Besteck und Abfallbehälter, weil fehlendes Geschirr vor Publikum besonders schnell auffällt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Vortrag organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Raum, Referenten, Anmeldung und Technik brauchen Vorlauf; Cateringmengen und Einkauf kannst du in der letzten Woche konkret festlegen.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Vortrag verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 7 Tage vorher, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Handouts rechtzeitig einplanen kannst.
Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?
Plane mindestens 90 Minuten für Saal, Registrierung und Technik ein. Der Saal sollte spätestens 30 Minuten vor Beginn vollständig eingerichtet und der Techniktest abgeschlossen sein.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
Fordere die Dateien spätestens 7 Tage vor dem Vortrag an und prüfe sie 2 Tage vorher. So bleibt Zeit, Formate, Videos, Schriftgrößen und Anschlüsse auf dem verwendeten Laptop zu testen.

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