Checklist pour organiser une conférence filmée

Une conférence filmée demande plus qu’une salle et un projecteur. Il faut sécuriser les droits de diffusion, coordonner l’intervenant, suivre les inscriptions et tester toute la chaîne technique avant l’arrivée du public. Le jour J, prévois un accueil distinct, une projection vérifiée et une solution de secours pour le son, les câbles et les adaptateurs. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre où tu peux les gérer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Vérifier la licence du film
Réserver un intervenant
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation
Préparer la présentation
Vérifier les images filmées
Tester la technique à l’avance
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les programmes
Imprimer la liste des participants
Apporter le matériel à la salle
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer la table d'inscription
Installer l’écran de projection
2 personnes
Installer le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Régler l’éclairage
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Effectuer le test technique final
2 personnes

Événement

Accueillir l’intervenant
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer la conférence
Animer la séance de questions-réponses
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Annoncer le film
Animer la projection du film
Servir les en-cas du soir
2 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Remettre le mobilier en place
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Décoration

Brochures du programmeqté 60
Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6
Lampe de lecture

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Supports de sacs poubelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Vérifie la licence du film avant d’annoncer la projection : une autorisation peut être nécessaire même pour une séance gratuite ou réservée à un groupe.
Bloque la salle et l’intervenant avant d’envoyer les invitations. Prépare ensuite le programme, puis fixe une date limite d’inscription pour connaître le nombre de chaises, de repas et de verres à prévoir.
Teste la projection avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les adaptateurs au moins quelques jours avant. Fais aussi un essai du micro sans fil, de la table de mixage et des haut-parleurs.
Garde une marge pour l’installation : prévois au moins 90 minutes avant l’accueil pour disposer les chaises et les tables, installer l’écran, régler l’éclairage et raccorder la sonorisation.
Ne commande pas le catering au dernier moment. Utilise les réponses sur les besoins alimentaires avant de confirmer les quantités, puis prépare séparément le café, le thé, l’eau et le matériel de service.

Questions fréquentes

Comment organiser une conférence filmée ?: Commence par réserver la salle, vérifier la licence du film et confirmer l’intervenant. Ensuite, établis le programme, ouvre les inscriptions et termine par un test technique complet au moins 3 jours avant l’événement.
Quand tester le matériel pour une conférence filmée ?: Fais un premier test au moins 3 jours avant avec le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles, le micro et les haut-parleurs. Refais une vérification rapide le jour même avant l’arrivée des participants.
Combien de temps prévoir pour installer une conférence filmée ?: Prévois environ 90 minutes pour installer les chaises, les tables, l’accueil, la projection, le son et l’éclairage. Ajoute 30 minutes si la salle ou le matériel ne sont pas familiers.
Quand envoyer la confirmation d’inscription ?: Envoie-la après la clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant la conférence. Indique l’horaire, l’adresse, le programme et les éventuelles informations pratiques liées au catering.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.