Filmvortrag organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Abend

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe die Filmlizenz spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin. Kläre außerdem, ob die geplante Vorführung öffentlich erlaubt ist und ob das Filmmaterial in der richtigen Version vorliegt.
• Teste die komplette Technik nicht nur einzeln, sondern als Kette: Laptop, HDMI-Kabel und Adapter, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon. Plane dafür mindestens 60 Minuten am Vortag oder vor dem Einlass ein.
• Schließe die Anmeldungen zwei bis drei Tage vor dem Filmvortrag ab und drucke die Teilnehmerliste danach neu aus. So stimmen Registrierungstisch, Sitzordnung und Catering besser mit der tatsächlichen Zahl überein.
• Stelle Kaffee, Tee und Wasser vor Beginn bereit, statt erst nach der Präsentation damit anzufangen. Rechne bei einer Pause grob mit einer Tasse pro Person und halte zusätzliche Tassen und Teelöffel griffbereit.
• Komme mindestens 90 Minuten vor dem Einlass in den Saal. Lüften, Tische und Stühle aufstellen, Leinwand und Projektor ausrichten, Licht einstellen und Programmhefte auslegen dauert meist länger als erwartet.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Filmvortrag organisieren?

Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Saal, Filmlizenz, Referent und Programm. Einladungen sollten etwa zwei bis drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.

Wann sollte man die Technik für einen Filmvortrag testen?

Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Verbindung, Ton und Mikrofon spätestens am Vortag vollständig. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 Minuten für den Aufbau und einen kurzen Test im tatsächlich eingerichteten Saal ein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Filmvortrag?

Für einen üblichen Saal solltest du mindestens 90 Minuten vor dem Einlass beginnen. Bei zusätzlichem Ton, Beleuchtung, Catering und Registrierungstisch sind zwei Stunden sicherer, besonders wenn die Technik nicht dauerhaft im Raum steht.

Wie viele Sitzplätze und Getränke brauche ich für einen Filmvortrag?

Richte so viele Stühle wie bestätigte Anmeldungen ein und stelle fünf bis zehn Prozent zusätzliche Plätze bereit. Für eine Pause kannst du pro Person etwa eine Tasse Kaffee oder Tee sowie ein Wasserglas einplanen; bei längeren Veranstaltungen zusätzlich eine zweite Runde.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst