Checklist para organizar una proyección y charla sobre cine
Una proyección con charla combina una sesión técnica, la intervención de un ponente y la atención a los asistentes. Conviene cerrar primero la sala, los derechos de la película y el programa; después se gestionan las inscripciones y el catering. La prueba del proyector, el sonido y las conexiones debe hacerse con antelación, no cuando ya están llegando los invitados. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Comprobar la licencia de la película
Contratar al ponente
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la confirmación
Preparar la presentación
Revisar las imágenes de la película
Probar la técnica con antelación
2 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Imprimir los programas
Imprimir la lista de participantes
Llevar los materiales al salón
2 personas
Ventilar la sala
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar la mesa de registro
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
Instalar el proyector
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Realizar prueba técnica final
2 personas
Evento
Recibir al ponente
Registrar a los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar la apertura
Moderación de la charla
Moderar la ronda de preguntas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Anunciar la película
Coordinar la proyección de la película
Servir los aperitivos de la noche
2 personas
Anunciar el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
2 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Cucharillascant. 60
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Decoración
- Folletos del programacant. 60
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Mantelescant. 8
- Señales direccionalescant. 6
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
- Lámpara de lectura
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma la licencia de la película antes de anunciar la actividad. Revisa también el archivo de vídeo y las imágenes en el mismo portátil que usarás durante la sesión.
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: proyector, pantalla, cable HDMI, adaptadores, sonido, micrófono, iluminación y clic de presentación.
- Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para encargar el catering y recoger preferencias dietéticas. Imprime la lista de participantes y las confirmaciones antes de preparar la mesa de registro.
- Calcula la distribución de la sala antes del montaje: deja un pasillo de acceso, espacio para la mesa de oradores y visibilidad directa hacia la pantalla desde todas las sillas.
- Prepara café y té antes de abrir las puertas, pero conserva parte en termos para el descanso. Deja vasos para agua disponibles durante la charla y coloca los folletos del programa en un punto visible.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que probar el proyector para una charla de cine?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela el mismo día si se ha cambiado algún cable, portátil o configuración de la sala. Comprueba también el sonido y el micrófono con la persona ponente.
- ¿Cuándo hay que comprobar la licencia de una película?
- Compruébala antes de enviar invitaciones o publicar el programa. Si falta autorización, todavía tendrás margen para cambiar la película o ajustar la actividad sin avisar a los inscritos a última hora.
- ¿Cuándo pedir el catering para una proyección y charla?
- Pídelo después de cerrar las inscripciones o cuando tengas una previsión fiable de asistentes, idealmente entre 3 y 5 días antes. Usa las preferencias dietéticas recogidas para confirmar cantidades y opciones.
- ¿Qué hay que preparar el día del evento?
- Llega con al menos 2 horas de margen para ventilar la sala, montar mesas y sillas, instalar la pantalla y el proyector, conectar el sonido y preparar el registro. Reserva los últimos 30 minutos para una comprobación final y recibir al ponente.
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