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Checklist pour organiser une conférence de théâtre

Une conférence de théâtre demande de coordonner les intervenants, les inscriptions, la technique et l’accueil dans un ordre précis. Commencez par réserver le lieu et confirmer les intervenants, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les présentations et les branchements audiovisuels sont souvent réglés trop tard. Cette checklist rassemble les 65 tâches et 57 fournitures nécessaires, de la préparation aux derniers contrôles sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Confirmer les intervenants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Élaborer le programme

    2 personnes

  • Recueillir les besoins techniques

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander le catering

  • Organiser le transport des intervenants

  • Rassembler les présentations

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Concevoir les badges nominatifs

  • Concevoir la signalétique

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier la liste des participants

  • Imprimer le programme

    2 personnes

  • Imprimer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Envoyer les informations sur les intervenants

  • Confirmer les détails du catering

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Préparer les présentations

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

  • Répartir la salle

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer la scène

    3 personnes

  • Brancher le projecteur

    2 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

  • Régler les niveaux d’éclairage

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Préparer le matériel d'inscription

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer les collations de pause

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les intervenants

    2 personnes

  • Enregistrer les participants

    4 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Animer la séance d'ouverture

    2 personnes

  • Assurer le support technique des présentations

    2 personnes

  • Veiller au planning

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir les en-cas de pause

    3 personnes

  • Animer la séance de questions-réponses

    2 personnes

  • Servir le dîner

    5 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Débarrasser la vaisselle

    3 personnes

  • Encadrer les ateliers

    5 personnes

  • Assister la technique

    2 personnes

  • Installer le cocktail de réseautage

    3 personnes

  • Servir les amuse-bouches

    3 personnes

  • Encadrer la clôture

    2 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Ranger la nourriture et les boissons

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Emballer le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 12
  • Chaises de conférenceqté 100
  • Éléments de podiumqté 4
  • Chaises des intervenantsqté 6
  • Tables de maquillageqté 2
  • Table d'inscription
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Poubellesqté 8

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verres à eauqté 120
  • Verres à vinqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Assiettes à dessertqté 100
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Cuillèresqté 120

Équipement

  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Ordinateur portable
  • Câbles HDMIqté 3
  • Adaptateurs HDMIqté 4
  • Microphones sans filqté 4
  • Pieds de microqté 3
  • Table de mixage
  • Haut-parleursqté 2
  • Boîtier DI
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Goulottes de câblesqté 10
  • Cliqueur de présentationqté 2
  • Chevaletsqté 5
  • Feutres pour paperboardqté 20
  • Batteries externesqté 4
  • Câbles de rechargeqté 6

Décoration

  • Fond de scène
  • Affiches de théâtreqté 12
  • Chemins de tableqté 12
  • Badges nominatifsqté 100
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

  • Projecteurs de scèneqté 4
  • Barres lumineuses LEDqté 4
  • Pieds d’éclairageqté 4

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 8
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Glacièresqté 4
  • Bacs à glaçonsqté 6
  • Louchesqté 8
  • Pinces à buffetqté 8

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Chiffons microfibresqté 20

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réservez la salle dès que la date est fixée et vérifiez sa capacité, la disposition des chaises, l’espace de scène et les tables nécessaires à l’inscription et au catering.
  • Demandez les besoins techniques des intervenants au moins 10 jours avant la conférence. Testez ensuite le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs sur place.
  • Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de vérifier les noms, les besoins alimentaires et le nombre de badges. Prévoyez une liste imprimée pour l’accueil, même si les inscriptions sont en ligne.
  • Rassemblez toutes les présentations au plus tard la veille et copiez-les sur l’ordinateur utilisé pendant la conférence. Gardez aussi une copie de secours sur une clé USB.
  • Briefiez les bénévoles avant l’ouverture : au moins une personne à la table d’inscription, une personne pour orienter les participants et une personne capable de réagir à un problème technique. Installez la signalétique avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence de théâtre ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et confirmez les intervenants, puis prévoyez les inscriptions, le programme, le catering et les essais techniques.
Combien de temps avant faut-il confirmer le catering ?
Recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription et confirmez les quantités avec le traiteur 5 à 7 jours avant la conférence. Vérifiez une dernière fois le nombre de participants et les régimes particuliers la veille.
Quand tester la technique d’une conférence ?
Effectuez un test complet au moins 24 heures avant l’événement, puis un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Testez chaque microphone, le son, la projection, les adaptateurs et les rallonges.
Que préparer pour l’accueil des participants ?
Préparez la table d’inscription, la liste des participants, les badges nominatifs, les programmes et la signalétique la veille. Prévoyez au moins 30 minutes avant l’ouverture pour installer l’accueil et régler les derniers détails.

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