Theaterkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Veranstaltungsort möglichst mehrere Monate vorher und kläre dabei Bühne, Konferenzstühle, Rednerstühle, Umkleidetische, Kleiderständer und Abfallbehälter. Prüfe außerdem, ob ein Registrierungstisch und ausreichend Stromanschlüsse vorhanden sind.
• Fordere von jedem Referenten spätestens 10 bis 14 Tage vor der Konferenz Präsentation, Anreiseinformationen und technische Anforderungen an. Plane anschließend einen vollständigen Techniktest mit Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Adaptern, Funkmikrofonen, Mischpult und Lautsprechern.
• Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend ab: Prüfe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher und übertrage Ernährungswünsche direkt in die Cateringbestellung. Bestelle Getränke und Geschirr nach der bestätigten Zahl und rechne bei Wasser und Kaffee mit mindestens 1 bis 2 Portionen pro Person und Veranstaltungsteil.
• Drucke Programm, Namensschilder und Wegweiser mindestens 2 Tage vor Beginn. Lege die Namensschilder alphabetisch am Registrierungstisch aus und bereite zusätzlich Ersatzkarten, Stifte und eine aktuelle Teilnehmerliste vor.
• Weise Freiwillige spätestens 60 Minuten vor Einlass ein und teile ihnen Registrierung, Saal, Referentenbetreuung und Technik zu. Fülle Kühlboxen, stelle Materialien zusammen und teste Kabelkanäle sowie Verlängerungskabel, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Theaterkonferenz organisieren?

Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit der Raumreservierung und der Festlegung der Referenten. Programm, Anmeldeformular und Einladungen sollten etwa 6 bis 10 Wochen vor dem Termin bereitstehen.

Wann sollte man die Technik für eine Theaterkonferenz testen?

Sammle die technischen Anforderungen spätestens 14 Tage vorher und teste die gesamte Ausstattung 1 bis 2 Tage vor der Konferenz. Am Veranstaltungstag empfiehlt sich zusätzlich ein kurzer Funktionstest mindestens 60 Minuten vor dem Einlass.

Wie viele Helfer braucht eine Theaterkonferenz?

Plane mindestens eine Person für je 50 bis 75 Teilnehmer an der Registrierung und zusätzlich eine Ansprechperson für Referenten und Technik ein. Bei parallelen Programmpunkten brauchst du pro Raum mindestens eine weitere eingewiesene Person.

Wann muss das Catering für eine Theaterkonferenz bestellt werden?

Bestelle das Catering etwa 7 bis 14 Tage vorher und bestätige die endgültige Personenzahl, Ernährungswünsche und Lieferzeit 3 bis 5 Tage vor Beginn. So kannst du kurzfristige Änderungen noch berücksichtigen.

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