Topkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege spätestens vier bis sechs Wochen vorher Ort, Datum und Programm fest. Bestätige die Referenten frühzeitig und fordere ihre Präsentationen mit einer verbindlichen Abgabefrist an.
• Öffne das Anmeldeformular mindestens drei Wochen vor der Konferenz. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und prüfe die Teilnehmerliste nicht erst am Veranstaltungstag.
• Plane die Registrierung für die ersten 30 Minuten vor Programmbeginn. Sortiere Namensschilder alphabetisch, lege Lanyards und Badgehalter bereit und halte Stifte sowie Klemmbretter am Registrierungstisch griffbereit.
• Teste Präsentationslaptop, Projektor, Leinwand, Funkmikrofone und Tonanlage spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe HDMI-Kabel, Adapter und Verlängerungskabel an ihrem tatsächlichen Einsatzort, nicht nur beim Auspacken.
• Kontrolliere die Räume zwei bis drei Stunden vor Beginn. Stelle Kongressstühle, Klapptische, Stehtische und den Podiumstisch auf, bereite Flipcharts vor und stelle Getränke rechtzeitig kalt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Topkonferenz organisieren?

Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Ort, Datum, Programm und Referenten. Die Einladungen sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin verschickt werden.

Wann sollte das Anmeldeformular für eine Topkonferenz online gehen?

Öffne das Formular mindestens drei Wochen vor der Konferenz. Beende die Anmeldung zwei bis drei Tage vorher oder lege eine klare Frist für Ernährungswünsche und Badge-Daten fest.

Wann muss die Technik für eine Topkonferenz getestet werden?

Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für einen kurzen Funktionstest ein. Teste dabei auch HDMI-Adapter, Mikrofone und Stromversorgung.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Topkonferenz?

Rechne für Möbel, Registrierung, Podium, Präsentationstechnik und Beschilderung mit mindestens zwei bis drei Stunden Aufbauzeit. Räume und Catering sollten anschließend noch einmal 30 Minuten vor Einlass kontrolliert werden.

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