Organiser un concours de treibball sans rien oublier
Un concours de treibball demande une préparation sportive, administrative et logistique. Commence par fixer la date, réserver le terrain et valider le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, rassemble les informations sur les chiens, les besoins alimentaires et les frais d’inscription, puis construis la liste de départ et le planning. Cette checklist de 68 tâches et 54 fournitures t’aide à coordonner les juges, les bénévoles, l’accueil, le stationnement et le matériel le jour du concours.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Définir le règlement de la compétition
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Réserver les juges
Définir l'encadrement de la compétition
Consigner le contact de premiers secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les informations des chiens
2 personnes
Encaisser les frais d’inscription
2 personnes
Établir la liste de départ
2 personnes
Établir le planning
2 personnes
Informer les participants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Établir le plan de stationnement
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Imprimer les certificats
Préparer les prix
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Composer les kits de compétition
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le terrain
3 personnes
Balisage du site
4 personnes
Délimiter le terrain de compétition
4 personnes
Préparer les treibballs
2 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le catering
3 personnes
Remplir les points d’eau pour chiens
2 personnes
Baliser les places de parking
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefing du jury
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Faire acclimater les chiens
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Animer le tour de compétition
6 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Ranger les balles de treibball
2 personnes
Réapprovisionner l’eau pour les chiens
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer la finale
6 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
Rassembler les ballons de treibball
3 personnes
Démonter le terrain de compétition
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Effectuer le contrôle du site
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Table du jury
- Table d'inscription
- Tables hautesqté 4
Matériel de sport
- Balles de treibballqté 12
- Ballons de rechangeqté 4
- Barrières de sécuritéqté 24
- Cônesqté 40
- Ruban de marquage au solqté 4
- Tapis de ligne de départqté 2
- Dossardsqté 30
- Numéros de départqté 30
- Panneaux de scoreqté 4
- Chronomètresqté 4
- Mètres rubansqté 3
- Sacs de cônesqté 10
- Laisses pour chiensqté 6
- Gamelles pour chiensqté 12
- Distributeurs de sacs à déjections caninesqté 6
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 4
- Talkies-walkiesqté 6
- Imprimante
- Ordinateur portableqté 2
- Câbles de rechargeqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Cuillères de serviceqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Panneaux directionnelsqté 10
- Panneaux d’informationqté 6
- Décoration de la table des prixqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Balais à mainqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Valide le règlement et les catégories avant l’ouverture du formulaire d’inscription. Les participants doivent connaître les conditions de participation, les épreuves et les informations à fournir pour leur chien.
- Prévois une date limite d’inscription suffisamment tôt pour vérifier les informations des chiens, encaisser les frais et établir une liste de départ fiable. Garde au moins quelques jours entre la clôture et l’envoi du planning.
- Répartis les bénévoles par missions précises : inscription, orientation, chronométrage, affichage des scores et assistance aux concurrents. Donne à chaque équipe un contact et un horaire de présence, plutôt qu’une consigne générale.
- Teste le matériel avant l’arrivée des participants : balles de treibball, ballons de rechange, barrières, cônes, chronomètres et système de sonorisation. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, batteries externes et câbles de recharge.
- Prépare l’accueil des chiens comme celui des personnes. Installe les gamelles, les laisses et les distributeurs de sacs à déjections, puis affiche le plan de stationnement et les panneaux de direction avant le début des matchs.
Questions fréquentes
- Combien de temps avant un concours de treibball faut-il ouvrir les inscriptions ?
- Ouvre les inscriptions au moins 4 à 6 semaines avant le concours. Cela laisse le temps de traiter les dossiers, vérifier les informations des chiens, recueillir les besoins alimentaires et ajuster l’organisation.
- Quand établir la liste de départ et le planning d’un concours de treibball ?
- Établis-les quelques jours après la clôture des inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant le concours. Informe ensuite les participants assez tôt pour qu’ils puissent prévoir leur arrivée et leur stationnement.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concours de treibball ?
- Prévois au minimum une personne pour l’inscription, une pour l’accueil et l’orientation, une pour le chronométrage et une pour l’affichage des scores. Pour plusieurs terrains ou une journée complète, ajoute au moins 2 à 4 bénévoles de rotation.
- Quand vérifier le matériel d’un concours de treibball ?
- Fais une première vérification 1 à 2 semaines avant l’événement, puis un contrôle final la veille. Teste notamment les balles, les barrières, les chronomètres, l’imprimante, la sonorisation et les moyens de recharge.
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