Checklist pour organiser un concours de tir à l’arc

Un concours de tir à l’arc demande une préparation précise, surtout pour la sécurité et la coordination des pas de tir. Commencez par réserver le terrain et définir le format, puis encadrez les inscriptions, le règlement et les rôles de chacun. Dans les derniers jours, vérifiez les arcs, les flèches, les cibles et le balisage sur place. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à ne pas attendre le matin du concours pour régler les détails pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu de tir
Définir le format de la compétition
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Désigner le jury du concours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Enregistrer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
Créer la liste des numéros de dossard
2 personnes
Établir la répartition des pas de tir
2 personnes
Commander les prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
Inspecter les arcs
2 personnes
Inspecter les flèches
2 personnes
Inspecter les buts
2 personnes
Préparer les prix et les coupes
Imprimer les cartes de compétition
Imprimer la signalisation
Établir la répartition des bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le stand de tir
3 personnes
Délimiter la zone de sécurité
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Marquer les lignes de tir
3 personnes
Aménager la zone d'attente
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Accrocher les panneaux
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Préparer la table du jury
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Effectuer le contrôle du matériel
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le tour d’essai
4 personnes
Encadrer le premier tour de compétition
5 personnes
Vérifier les scores
3 personnes
Rassembler les flèches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer le deuxième tour de compétition
5 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Annoncer les finalistes
Animer la finale
5 personnes
Traiter les scores finaux
3 personnes
Récompenser les gagnants
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel de compétition
5 personnes
Ranger les buts et les filets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire le tour du stand de tir
3 personnes
Compter le stock
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Sets de nappesqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Arcs de compétitionqté 24
Arches de rechangeqté 6
Flèches de compétitionqté 120
Flèches de rechangeqté 24
Ciblesqté 12
Combinaisons de cibleqté 12
Supports de butqté 12
Filets de sécuritéqté 6
Tireurs de flèchesqté 12
Supports d'archeqté 12
Protège-brasqté 24
Protège-doigtsqté 24
Porte-tubesqté 12
Carquoisqté 24
Sacs à flèchesqté 4
Mètres rubansqté 4
Poteaux de balisageqté 30
Rouleaux de ruban de balisageqté 8
Cônesqté 24
Panneaux de scoreqté 12
Dossards de départqté 24
Drapeaux de matchqté 6
Panneau stopqté 2
Siffletsqté 6
Panneaux d’affichageqté 3
Corde de rechangeqté 12
Lavage des cordagesqté 6
Kits d’entretien des arcsqté 4
Kits de réparation de flèchesqté 2
Scie à main
Marteauqté 2
Marteaux en caoutchoucqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Jeux de clés platesqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Gants de travailqté 8
Niveaux à bulleqté 2
Télémètresqté 2
Pistolet de départ
Classeurs de feuilles de scoreqté 12
Presse-papiersqté 12
Rouleaux de papier de rechangeqté 6
Enveloppes des prixqté 12
Porte-médaillesqté 24

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 24

Décoration

Banderoles de compétitionqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Verres pour les prixqté 6
Rubans de médailleqté 24
Boîtes de prixqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Bouchons d'oreillesqté 40
Ponchos de pluieqté 20
Parapluiesqté 10

Catering

Courses
Bacs de service thermiquesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Filtres à caféqté 100
Distributeurs de boissonsqté 4
Corbeilles à painqté 8
Bains-marieqté 6
Plaques chauffantesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bacs à glaçonsqté 6

Conseils

Réservez le lieu au moins 8 à 12 semaines avant la date, puis confirmez les horaires d’installation et de démontage. Vérifiez aussi l’espace nécessaire pour les tentes, les tables, l’accueil et la restauration.
Ouvrez les inscriptions dès que le format est fixé, idéalement 6 semaines avant le concours. Demandez dans le même formulaire les besoins alimentaires et envoyez une confirmation avec l’horaire, le numéro de dossard et les consignes de sécurité.
Préparez la répartition des pas de tir et des bénévoles au plus tard 7 jours avant l’événement. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne au suivi des scores et un référent sécurité par zone de tir.
Effectuez un contrôle complet du matériel entre 3 et 5 jours avant le concours : arcs, flèches, cibles, supports, filets de sécurité, sifflets et panneaux de score. Gardez des arcs, des flèches et des éléments de cible de rechange accessibles pendant les tirs.
Ne commandez pas les prix et le catering au dernier moment. Vérifiez les quantités à partir de la liste des inscrits, préparez les coupes et les récompenses la veille, puis imprimez les cartes de compétition, les dossards et la signalisation en plusieurs exemplaires.

Questions fréquentes

Quand réserver le terrain pour un concours de tir à l’arc ?: Réservez le terrain 8 à 12 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de confirmer les horaires, l’installation des cibles, les zones de sécurité et l’accueil du public.
Combien de temps avant ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez les inscriptions environ 6 semaines avant le concours. Fixez une date limite 7 à 10 jours avant l’événement afin de finaliser les dossards, les pas de tir, le catering et les besoins alimentaires.
Quand vérifier le matériel d’un concours de tir à l’arc ?: Faites un premier contrôle 3 à 5 jours avant, puis une vérification rapide le matin même. Testez notamment les arcs, les flèches, les cibles, les supports, les filets et le matériel de signalisation.
Combien de bénévoles faut-il pour un concours de tir à l’arc ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 pour les scores et 1 référent sécurité par zone de tir, puis ajoutez des personnes pour l’installation, la restauration et la remise des prix. Établissez les horaires de chacun au moins 7 jours avant.

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