Checklist para organizar una competición de tiro con arco

Una competición de tiro con arco necesita más que arcos y dianas: hay que coordinar inscripciones, galerías, jueces, seguridad y tiempos. Empieza definiendo el formato y el reglamento, y deja por escrito quién toma cada decisión el día del evento. Después, confirma participantes, voluntarios, catering y premios. Esta checklist reúne 75 tareas y 105 artículos para avanzar en orden y detectar lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar de rodaje
Definir el formato de la competición
2 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Designar al jurado de la competición
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Registrar a los participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmación a los participantes
Crear la lista de dorsales
2 personas
Crear la distribución de las galerías de tiro
2 personas
Encargar premios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Pedir el catering
Comprobar el material de competición
2 personas
Inspeccionar los arcos
2 personas
Inspeccionar las flechas
2 personas
Inspeccionar las porterías
2 personas
Preparar los premios en metálico y los trofeos
Imprimir tarjetas del concurso
Imprimir señalización
Hacer la distribución de voluntarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el campo de tiro
3 personas
Delimitar la zona de seguridad
4 personas
Colocar las porterías
4 personas
Marcar las líneas de tiro
3 personas
Montar la zona de espera
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colgar carteles
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
2 personas
Realizar el control del material
3 personas
Dar la charla de seguridad
2 personas
Dar el discurso de apertura
Dirigir la ronda de prueba
4 personas
Acompañar la primera ronda del partido
5 personas
Comprobar puntuaciones
3 personas
Recoger flechas
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Coordinar la segunda ronda de la competición
5 personas
Publicar los tiempos intermedios
2 personas
Servir la cena
4 personas
Anunciar a los finalistas
Guiar la ronda final
5 personas
Procesar las puntuaciones finales
3 personas
Homenajear a los ganadores
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Desmontar el material de competición
5 personas
Recoger las porterías y las redes
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Revisar el campo de tiro
3 personas
Contar el inventario
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Guardar lo sobrante
2 personas
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Sets de mantelescant. 6
Papeleracant. 8

Material deportivo

Arcos de competicióncant. 24
Arcos de repuestocant. 6
Flechas de competicióncant. 120
Flechas de reservacant. 24
Blancos de tirocant. 12
Trajes de objetivocant. 12
Soportes de golcant. 12
Redes de seguridadcant. 6
Extractores de flechascant. 12
Soportes de arcocant. 12
Coderascant. 24
Protecciones para los dedoscant. 24
Portatuboscant. 12
Carcajscant. 24
Fundas para flechascant. 4
Cintas métricascant. 4
Postes separadorescant. 30
Rollos de cinta de balizamientocant. 8
Conoscant. 24
Marcadorescant. 12
Chalecos con número de dorsalcant. 24
Banderas de la competicióncant. 6
Señal de stopcant. 2
Silbatoscant. 6
Tableros de corchocant. 3
Cuerda de repuestocant. 12
Cera de pezuñascant. 6
Kits de mantenimiento de arcoscant. 4
Kits de reparación de flechascant. 2
Sierra de mano
Martillocant. 2
Martillos de gomacant. 2
Juegos de destornilladorescant. 2
Juegos de llaves fijascant. 2
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Guantes de trabajocant. 8
Niveles de burbujacant. 2
Medidores de distanciacant. 2
Pistola de salida
Carpetas para formularios de puntuacióncant. 12
Portapapelescant. 12
Rollos de papel de repuestocant. 6
Sobres para los premioscant. 12
Portamedallascant. 24

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Equipo de sonido móvil
Micrófonocant. 2
Baterías externascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Enrollacablescant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 8
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banderas del concursocant. 4
Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Vasos para premioscant. 6
Cintas de medallacant. 24
Cajas de premioscant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 3
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Tapones para los oídoscant. 40
Ponchos para la lluviacant. 20
Paraguascant. 10

Catering

Compras
Bandejas térmicas para servircant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 4
Filtros de cafécant. 100
Dispensadores de bebidascant. 4
Cestas de pancant. 8
Chafing dishescant. 6
Planchas para mantener calientecant. 6
Bandejas para servircant. 12
Cubiterascant. 6

Consejos

Cierra el formato y el reglamento antes de abrir las inscripciones. Así puedes explicar con claridad las categorías, el sistema de puntuación, los horarios y el número de participantes que admite cada galería.
Envía la confirmación final varios días antes de la competición e incluye la hora de llegada, el dorsal, la galería asignada y las preferencias dietéticas registradas. No esperes al mismo día para resolver cambios de última hora.
Haz una inspección independiente de arcos, flechas, blancos, soportes y redes de seguridad antes de montar. Prepara material de reserva y extractores de flechas; una pieza dañada puede detener una galería completa.
Reparte a los voluntarios por funciones y turnos, no solo por nombres. Debe quedar claro quién controla las galerías, quién orienta a los participantes, quién atiende la señalización y quién puede sustituir a un juez o coordinador.
Comprueba la previsión meteorológica y el montaje de carpas con antelación. El viento, la lluvia y el suelo irregular afectan a blancos, redes, señalización y circulación, así que deja tiempo para ajustar la distribución antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar una competición de tiro con arco?: Empieza al menos con 6 a 8 semanas de margen para reservar el lugar, definir el formato, redactar el reglamento y abrir las inscripciones. Reserva los últimos 7 días para confirmar participantes, voluntarios, catering, premios y material.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes de la competición, si el aforo lo permite. Necesitas ese tiempo para registrar participantes, asignar dorsales y distribuir las galerías de tiro.
¿Qué material de seguridad necesita una competición de tiro con arco?: Como mínimo, prepara redes de seguridad, señal de stop, conos, postes separadores, cinta de balizamiento y silbatos. Compruébalos durante el montaje y deja una persona responsable de detener la actividad si aparece alguien en una zona de riesgo.
¿Cuándo debo pedir el catering y preparar los premios?: Confirma el catering entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas aproximadamente el número de participantes y sus necesidades dietéticas. Prepara el dinero de los premios y los trofeos como máximo el día anterior, y verifica que coincidan con el reglamento.

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