Checklist pour organiser un concours de tir à l’arc
Un concours de tir à l’arc demande plus qu’une ligne de tir et quelques cibles. Il faut cadrer le règlement, les distances, la sécurité et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à préparer le matériel, les bénévoles, les jurés et l’accueil le jour J. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : cartes de score, boissons fraîches, météo et acheminement du matériel.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu du concours
Définir la date du concours
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les distances de tir
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier l’assurance
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Commander le catering
Vérifier le matériel de tir à l’arc
3 personnes
Prévoir les prix et les lots
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Préparer les cartes de score
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Délimiter le terrain de tir
4 personnes
Monter les stands de tir
4 personnes
Installer des filets de sécurité
4 personnes
Installer les cibles et les feuilles de cible
4 personnes
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer la documentation du concours
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Gérer la distribution du matériel
2 personnes
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
Encadrer le tour d’essai
4 personnes
Animer les manches du concours
6 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder la place de pause propre
2 personnes
Animer la finale
4 personnes
Établir le classement final
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Démonter les buts et les filets
4 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats par e-mail aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 8
Matériel de sport
- Arcs de tir à l’arcqté 12
- Flèchesqté 120
- Carquoisqté 12
- Combinaisons de cibleqté 6
- Ciblesqté 30
- Extracteur de flèchesqté 6
- Cordes de rechangeqté 6
- Protège-brasqté 12
- Protège-doigtsqté 12
- Filets de sécuritéqté 4
- Poteaux de balisageqté 20
- Ruban de balisageqté 4
- Cônesqté 30
- Mètres rubansqté 3
- Pièces de rechange
Équipement
- Mégaphonesqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimantes
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lanternes LEDqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Tasses à caféqté 40
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteauxqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
- Tire-bouchonsqté 2
Décoration
- Drapeaux de matchqté 6
- Panneaux de directionqté 8
- Badges nominatifsqté 60
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Seauxqté 3
- Épongesqté 6
- Gants de travailqté 8
- Supports de gel hydroalcooliqueqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les distances de tir et le règlement avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les catégories, les horaires et les conditions de participation dès l’inscription.
- Préparez le plan de sécurité au moins 2 semaines avant le concours. Prévoyez notamment les filets de sécurité, le balisage, les cônes et un moyen de communication pour les annonces urgentes.
- Traitez les inscriptions par étapes : recueillez les besoins alimentaires, confirmez les participants et imprimez une liste actualisée la veille. Gardez une copie numérique sur un ordinateur portable ou une batterie externe.
- Contrôlez le matériel de tir avant le transport : arcs, flèches, carquois, cibles, cordes de rechange, protège-bras et protège-doigts. Un contrôle à J-7 laisse encore le temps de remplacer les pièces manquantes.
- Organisez l’installation dans l’ordre suivant : délimiter le terrain, monter les stands de tir, positionner les cibles et installer l’accueil. Refroidissez les boissons et acheminiez le matériel assez tôt pour garder au moins 60 minutes de marge avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de tir à l’arc ?
- Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Les premières semaines servent à réserver le lieu, fixer la date, vérifier l’assurance et les autorisations, puis à établir le règlement et les distances de tir.
- Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de tir à l’arc ?
- Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant la date du concours. Fermez-le entre 7 et 10 jours avant l’événement afin de finaliser les jurés, les bénévoles, le catering et les cartes de score.
- Quel matériel vérifier avant un concours de tir à l’arc ?
- Contrôlez au minimum les arcs, flèches, carquois, cibles, combinaisons de cible, cordes de rechange, protège-bras, protège-doigts et extracteur de flèches. Faites ce contrôle 7 jours avant, puis une dernière vérification lors du montage.
- Quand préparer le terrain de tir le jour du concours ?
- Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture des inscriptions. Gardez ensuite 60 minutes pour vérifier les distances, le balisage, les filets de sécurité, les stands de tir et la circulation autour des cibles.
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