Checklist pour organiser un concours de talents

Un concours de talents demande plus qu’une scène et quelques micros. Il faut coordonner les inscriptions, le jury, les artistes, la technique et le public dans un ordre précis. Cette checklist vous aide à avancer de la première réservation au dernier briefing, sans oublier les besoins alimentaires, les musiques ni les récompenses. Prévoyez aussi une vraie marge le jour J : les réglages son et lumière prennent souvent plus de temps que prévu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Contacter les membres du jury
Réserver un animateur
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Réserver l’équipement d’éclairage
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Rassembler les spectacles et la musique
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Définir l'ordre de passage
2 personnes
Définir les critères du jury
3 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
Préparer les textes de présentation
2 personnes
Imprimer les billets du public
Commander les prix et les trophées
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Confirmer la technique par téléphone
Envoyer le dernier briefing aux participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Préparer les prix

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Tester la technique et les câbles
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Afficher le programme bien en vue
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Répéter les performances avec la technique
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Présenter l’ouverture
Accompagner les spectacles
4 personnes
Distribuer les formulaires du jury
Gérer la musique et les micros
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le vote du public
2 personnes
Présenter le programme de la pause
Traiter les résultats du jury
3 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer les prestations de la finale
4 personnes
Compter les votes
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Présenter la clôture
Fermer le vestiaire et l’entrée
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Emballer le matériel d'éclairage
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Remercier le jury et les bénévoles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Tables du juryqté 2
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 6
Paravents de vestiaireqté 4
Cintresqté 40
Tables backstageqté 3
Chaises backstageqté 12
Cabines de voteqté 2
Urnes de voteqté 2
Tente pour chiots
Table de présentation

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Ordinateur portable
Lecteur audio
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24
Clés USBqté 4
Chargeur de secoursqté 2
Détecteur de fuméeqté 2
Couverture anti-feuqté 2
Présentoir pour le programme
Cliqueur de présentation
Câbles HDMIqté 3
Support pour ordinateur portable
Dévidoirs de ruban adhésifqté 3
Gafferqté 8
Serre-câblesqté 100
Métronome
Pieds de microqté 6
Pieds de microqté 6
Supports de guitareqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Câbles de rechange

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes LEDqté 10

Décoration

Ballonsqté 150
Pieds de ballonsqté 4
Guirlandesqté 12
Fond de scène
Papier étoilesqté 6
Nappesqté 14
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Autocollants étoiles doréesqté 2
Tapis rouge
Mur photo
Accessoires de fond photo
Tableau des gagnants
Nappe de remise des prix
Protection des câblesqté 10
Rideaux de scèneqté 2
Numéros de participantsqté 30
Badges nominatifsqté 40
Plaques nominatives du juryqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 130
Couvertsqté 130
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Tasses à caféqté 60
Thermosqté 6
Petites cuillères à caféqté 60
Sucriersqté 6
Plateauxqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Corbeilles à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Pains de glaceqté 16
Plats de maintien au chaudqté 4
Glacières de tableqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Paniers à lingeqté 4
Brosses de nettoyageqté 4

Catering

Courses
Couteau à gâteau
Plateaux de service pour gâteauqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Carafes d’eauqté 6
Pichets à laitqté 4
Filtres à caféqté 2
Gobelets thermiques pour les coulissesqté 30

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de lancer les inscriptions. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour réserver l’animateur, le jury, la sonorisation et l’éclairage.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les demandes techniques et alimentaires. Demandez à chaque candidat la durée, la musique utilisée et le matériel nécessaire au moins 10 jours avant le concours.
Construisez l’ordre de passage après avoir reçu tous les spectacles. Regroupez les changements techniques similaires et prévoyez 3 à 5 minutes entre deux numéros pour les déplacements et les réglages.
Envoyez le déroulé final aux participants 3 à 5 jours avant l’événement. Indiquez l’heure d’arrivée, l’ordre de passage, la durée maximale et la personne à contacter en cas de retard.
Réservez un créneau technique d’au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Testez chaque microphone, les moniteurs de scène, les pistes audio, les projecteurs, les rallonges et les piles de rechange.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de talents ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, le jury, l’animateur et la technique, puis de gérer les inscriptions et le programme.
Quand faut-il clôturer les inscriptions au concours de talents ?: Clôturez-les environ 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi confirmer les participants, recueillir leurs besoins techniques et alimentaires et établir l’ordre de passage.
Combien de temps prévoir pour les répétitions et les réglages techniques ?: Réservez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour installer et tester le matériel. Ajoutez 30 à 45 minutes si plusieurs candidats utilisent des musiques, microphones ou configurations différentes.
Quand envoyer le dernier briefing aux participants ?: Envoyez-le 3 à 5 jours avant le concours, puis rappelez les horaires le jour même. Le briefing doit préciser l’heure d’arrivée, l’ordre de passage, les consignes de scène et le contact d’urgence.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.