Checklist para organizar un concurso de talentos

Un concurso de talentos necesita bastante más que un escenario y un micrófono. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la fecha y las inscripciones hasta la última prueba técnica. Incluye la coordinación del jurado, el presentador, las actuaciones, la música, los premios y la información para participantes. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como los requisitos técnicos, el orden definitivo y las preferencias dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Confirmar al presentador
Reservar equipo de sonido
2 personas
Reservar el equipo de iluminación
Crear formulario de inscripción
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir el cartel promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Recopilar actuaciones y música
2 personas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Determinar el orden de las actuaciones
2 personas
Acordar los criterios del jurado
3 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Preparar formularios de jurado
Preparar los textos de la presentación
2 personas
Imprimir acreditaciones del público
Pedir premios y trofeos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Confirmar la técnica por teléfono
Enviar la última sesión informativa a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Preparar los premios

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Probar la técnica y los cables
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar el programa a la vista
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Revisar técnicamente las actuaciones
3 personas
Recibir al público
3 personas
Presentar la apertura
Coordinar las actuaciones
4 personas
Repartir formularios del jurado
Manejar la música y los micrófonos
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar la votación del público
2 personas
Presentar el programa del descanso
Procesar el veredicto del jurado
3 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar las actuaciones finales
4 personas
Contar los votos
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
3 personas
Presentar el cierre
Cerrar el guardarropa y la entrada
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Separar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
Empaquetar el equipo de iluminación
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Agradecer al jurado y a los voluntarios

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mesas del juradocant. 2
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6
Biombos para vestuarioscant. 4
Perchascant. 40
Mesas de backstagecant. 3
Sillas de backstagecant. 12
Cabinas de votacióncant. 2
Urnas de votacióncant. 2
Tienda para cachorros
Mesa de presentación

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Portátil
Reproductor de música
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24
Memorias USBcant. 4
Cargador de repuestocant. 2
Detector de humocant. 2
Manta ignífugacant. 2
Expositor para el programa
Clic de presentación
Cables HDMIcant. 3
Soporte para portátil
Dispensadores de cintacant. 3
Cinta gaffercant. 8
Bridascant. 100
Metrónomo
Soportes para instrumentoscant. 6
Atrilescant. 6
Soportes para guitarracant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Cables de repuesto

Iluminación

Focos de escenariocant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Lámparas LEDcant. 10

Decoración

Globoscant. 150
Soportes para globoscant. 4
Guirnaldascant. 12
Telón de fondo
Lámina de estrellascant. 6
Mantelescant. 14
Señalizadorescant. 8
Carteles del programacant. 4
Pegatinas de estrellas doradascant. 2
Alfombra roja
Photowall
Accesorios para el photocall
Cartel de ganadores
Mantel de la mesa de premios
Protección de cablescant. 10
Cortinas del escenariocant. 2
Carteles con números para los participantescant. 30
Credencialescant. 40
Carteles con los nombres del juradocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 40
Platoscant. 130
Cubiertoscant. 130
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Tazas de cafécant. 60
Termoscant. 6
Cucharillas de cafécant. 60
Azucareroscant. 6
Bandejascant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cestas de pancant. 4
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 6
Sacacorchoscant. 2
Abrebotellascant. 3
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Acumuladores de fríocant. 16
Bandejas térmicascant. 4
Enfriadores de mesacant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Cestos para la ropacant. 4
Cepillos de limpiezacant. 4

Catering

Compras
Cuchillo para tarta
Bandejas para servir tartacant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3
Jarras de aguacant. 6
Jarras de lechecant. 4
Filtros de cafécant. 2
Tazas térmicas para backstagecant. 30

Consejos

Cierra el formulario de inscripción antes de preparar el programa definitivo. Así sabrás cuántas actuaciones hay, cuánto dura cada una y qué necesidades técnicas debes comunicar al equipo de sonido.
Pide la música y los requisitos técnicos con varios días de margen, y confirma todo por teléfono antes del evento. Comprueba especialmente entradas de audio, micrófonos, monitores, cables y regletas.
Define los criterios del jurado antes de recibir las actuaciones. Entrega los formularios de valoración preparados y reserva una mesa para el jurado, con sillas y buena visibilidad del escenario.
Calcula el horario incluyendo cambios entre actuaciones, ajustes de micrófono y posibles pausas. Una actuación de 5 minutos puede necesitar otros 2 o 3 minutos para retirar o preparar material.
Envía una última sesión informativa a los participantes cuando el orden esté cerrado. Incluye hora de llegada, duración, música, requisitos técnicos, normas, acceso al escenario y cualquier preferencia dietética ya comunicada.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un concurso de talentos?: Ciérralas al menos 7 días antes del evento si necesitas revisar actuaciones y requisitos técnicos. Con menos de 3 días resulta difícil ajustar el programa, confirmar participantes y preparar el orden definitivo.
¿Cuánto tiempo necesita cada actuación en el programa?: Reserva la duración real de la actuación más 2 o 3 minutos para cambios, micrófonos o entradas y salidas. Por ejemplo, 10 actuaciones de 5 minutos requieren unos 80 minutos, sin contar pausas largas.
¿Cuándo hay que confirmar el equipo de sonido y la iluminación?: Haz la reserva con al menos 2 semanas de antelación y confirma por teléfono durante la última semana. La comprobación final debe incluir altavoces, monitores, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, focos, cables y alimentación.
¿Qué información deben recibir los participantes antes del concurso?: Envía la sesión informativa definitiva entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, el orden de actuación, las normas, la música, las necesidades técnicas, el contacto del presentador y las instrucciones para el escenario.

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