Talentshow organisieren: Die praktische Checkliste

Eine Talentshow braucht mehr als eine Bühne und ein Mikrofon. Du musst Anmeldungen bündeln, technische Anforderungen früh prüfen und Jury sowie Moderation auf denselben Ablauf bringen. Plane außerdem genügend Zeit für Umbauten zwischen den Auftritten ein. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zum letzten Briefing der Teilnehmenden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Jurymitglieder ansprechen
Moderator festlegen
Tonanlage reservieren
2 Personen
Lichttechnik reservieren
Anmeldeformular erstellen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbeplakat verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Auftritte und Musik zusammenstellen
2 Personen
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Ablauf der Auftritte festlegen
2 Personen
Jurykriterien festlegen
3 Personen
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Juryformulare erstellen
Präsentationstexte vorbereiten
2 Personen
Zuschauerkarten drucken
Preise und Trophäen bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Technik telefonisch bestätigen
Letztes Briefing an die Teilnehmer senden
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Preise bereitstellen

Event

Location öffnen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Technik und Kabel testen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Programm sichtbar aufhängen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Auftritte technisch durchgehen
3 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Eröffnung präsentieren
Auftritte betreuen
4 Personen
Juryformulare austeilen
Musik und Mikrofone bedienen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikumsabstimmung begleiten
2 Personen
Pausenprogramm präsentieren
Juryergebnis verarbeiten
3 Personen
Finalisten ankündigen
Finalauftritte begleiten
4 Personen
Stimmen zählen
3 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Abschluss präsentieren
Garderobe und Eingang abschließen
2 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
Lichtausrüstung einpacken
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Jury und Freiwilligen danken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
BühnentreppenAnz. 2
StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
JurytischeAnz. 2
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
KleiderbügelAnz. 40
BackstagetischeAnz. 3
Stühle für den Backstage-BereichAnz. 12
WahlkabinenAnz. 2
WahlurnenAnz. 2
Pupitent
Präsentationstisch

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Laptop
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24
USB-SticksAnz. 4
ErsatzladegerätAnz. 2
RauchmelderAnz. 2
FeuerlöschdeckeAnz. 2
Display für das Programm
Präsentationsklicker
HDMI-KabelAnz. 3
Laptopständer
BandabrollerAnz. 3
Gaffa-TapeAnz. 8
KabelbinderAnz. 100
Metronom
InstrumentenständerAnz. 6
NotenständerAnz. 6
GitarrenständerAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
Ersatzkabel

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
LED-LampenAnz. 10

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonständerAnz. 4
GirlandenAnz. 12
Hintergrundvorhang
SternenfolieAnz. 6
TischdeckenAnz. 14
WegweiserAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 4
Goldene SternaufkleberAnz. 2
Roter Teppich
Fotowand
Fotowand-Accessoires
Gewinnerboard
Preistischdecke
KabelschutzAnz. 10
BühnengardinenAnz. 2
Startnummern für TeilnehmerAnz. 30
NamensschilderAnz. 40
JurynamensschilderAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
WeingläserAnz. 40
TellerAnz. 130
BestecksetsAnz. 130
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KaffeetassenAnz. 60
ThermoskannenAnz. 6
KaffeelöffelAnz. 60
ZuckerschälchenAnz. 6
TablettsAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
BrotkörbeAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
KorkenzieherAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlelementeAnz. 16
WarmhalteschalenAnz. 4
TischkühlerAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
WäschekörbeAnz. 4
ReinigungsbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe
Tortenmesser
Servierplatten für KuchenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 3
WasserkannenAnz. 6
MilchkannenAnz. 4
KaffeefilterAnz. 2
Thermobecher für BackstageAnz. 30

Tipps

Lege den Anmeldeschluss mindestens 14 Tage vor der Show fest. So bleibt Zeit, Teilnahmebedingungen zu prüfen, Ernährungswünsche zu erfassen und alle Teilnehmenden verbindlich zu bestätigen.
Fordere bei jeder Anmeldung Titel, Auftrittsdauer, Musikdatei und technische Anforderungen an. Eine Liste mit benötigten Mikrofonen, Anschlüssen und Bühnenelementen verhindert Verzögerungen beim Soundcheck.
Plane zwischen zwei Auftritten mindestens 5 Minuten für Umbauten ein. Bei aufwendiger Technik oder mehreren Instrumenten solltest du 10 Minuten einrechnen und diesen Puffer sichtbar in den Ablaufplan aufnehmen.
Schicke Jury und Moderation spätestens 7 Tage vor der Show ein gemeinsames Briefing. Lege Bewertungskriterien, Präsentationstexte, Reihenfolge und den Umgang mit Verspätungen schriftlich fest.
Bestätige Ton- und Lichttechnik 3 bis 5 Tage vor dem Termin telefonisch. Prüfe dabei nicht nur Mischpult, Lautsprecher und Funkmikrofone, sondern auch Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Ersatzbatterien.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Talentshow anmelden?: Verschicke die Einladungen und öffne das Anmeldeformular idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Show. Setze den Anmeldeschluss etwa 14 Tage vor dem Termin, damit du Programm und Technik rechtzeitig zusammenstellen kannst.
Wie viel Zeit braucht eine Talentshow pro Auftritt?: Rechne pro Beitrag mit der eigentlichen Auftrittsdauer plus mindestens 5 Minuten für Ansage und Wechsel. Bei aufwendigen Umbauten sind 10 Minuten sinnvoll; bei 12 Auftritten können dadurch bereits 60 bis 120 Minuten Übergangszeit entstehen.
Wann sollte die Technik für eine Talentshow reserviert werden?: Reserviere Tonanlage und Lichttechnik spätestens 4 Wochen vor der Veranstaltung. Bestätige die Buchung 3 bis 5 Tage vorher und prüfe am Veranstaltungstag vor Einlass alle Anschlüsse, Mikrofone und Lautsprecher.
Was muss in den Teilnahmebedingungen einer Talentshow stehen?: Regle mindestens Auftrittsdauer, Alters- oder Gruppenvorgaben, Musikrechte, Verhalten, Haftung und den Umgang mit Ausfällen. Stelle die Bedingungen zusammen mit dem Anmeldeformular bereit und bestätige die endgültige Teilnahme spätestens 14 Tage vor der Show.

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