Organiser un concours de talents sans rien oublier
Un concours de talents demande plus qu’une scène et un micro. Il faut cadrer les inscriptions, répartir les prestations, préparer le jury et tester chaque fichier musical avant l’arrivée du public. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, de la confirmation de la date jusqu’au refroidissement des boissons. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : ordinateur de secours, besoins alimentaires, badges nominatifs et informations précises envoyées aux participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir le format du programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les prestations
2 personnes
Inviter les membres du jury
Réserver un animateur
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
Envoyer les informations aux participants
Réserver le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Organiser les prix pour les gagnants
Imprimer les certificats
Imprimer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Passer les prestations en revue
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les spectacles
3 personnes
Passer de la musique
Gérer l’éclairage
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Collecter les évaluations du jury
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Déterminer les gagnants
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer la clôture
Saluer le public au revoir
3 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 8
- Chaises pour le publicqté 120
- Tables pliantesqté 12
- Table du jury
- Chaises des vestiairesqté 20
- Portants à vêtementsqté 3
- Poteaux de balisageqté 12
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 3
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Ordinateur portable
- Ordinateur portable de secours
- Câbles HDMIqté 3
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Boîtiers DIqté 3
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
- Éclairage d’ambianceqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Décoration
- Fond de scène
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Décoration étoiléeqté 12
- Tapis rouge
- Panneaux directionnelsqté 8
Vaisselle
- Verresqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Plateauxqté 6
- Tire-bouchonsqté 4
- Pains de glaceqté 16
Catering
- Caisse
- Terminal de paiement
- Panneaux de menuqté 4
- Panneaux en ardoiseqté 3
- Prixqté 3
- Certificatsqté 25
- Fiches de juryqté 25
- Badges nominatifsqté 30
- Bulletins de voteqté 120
- Sets de stylosqté 10
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
Conseils
- Fixez le format du programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez la durée maximale d’un numéro, le nombre de prestations retenues et la date limite de candidature. Vous pourrez ainsi établir un déroulé réaliste.
- Demandez les besoins techniques et alimentaires dans le formulaire d’inscription, puis vérifiez-les une seconde fois après la sélection. Les demandes de branchement ou de repas découvertes le jour même sont difficiles à corriger.
- Testez chaque fichier musical sur l’ordinateur utilisé sur place et préparez une copie sur un ordinateur portable de secours. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et les boîtiers DI avant l’installation.
- Envoyez aux participants leur ordre de passage, l’heure d’arrivée, la durée prévue et les consignes techniques au moins 3 jours avant le concours. Prévoyez un espace identifiable avec portants à vêtements et chaises pour les vestiaires.
- Préparez séparément les formulaires du jury, les certificats et les prix avant l’ouverture des portes. Imprimez aussi les badges nominatifs et les panneaux directionnels : ces petits éléments évitent les interruptions pendant les prestations.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de talents ?
- Prévoyez au moins 4 semaines pour confirmer le lieu, lancer les inscriptions, réserver l’animateur et inviter le jury. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les tests techniques.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions au concours de talents ?
- Clôturez-les au minimum 10 jours avant l’événement afin de traiter les candidatures et de répartir les prestations. Ce délai laisse aussi le temps de vérifier les besoins techniques et alimentaires de chaque participant.
- Combien de temps prévoir pour les balances et les tests son ?
- Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les éléments de podium, tester les microphones sans fil, régler la table de mixage et vérifier les fichiers musicaux. Ajoutez 30 minutes si plusieurs numéros utilisent des branchements différents.
- Que faut-il préparer pour le jury d’un concours de talents ?
- Préparez une table, des chaises, un formulaire par membre du jury et un déroulé avec les noms et numéros de passage. Remettez ces documents au jury au moins 30 minutes avant le début pour qu’il puisse poser ses questions.
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