Checklist para organizar un concurso de talentos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el formato del programa antes de abrir las inscripciones: define la duración máxima de cada actuación, las pausas y el orden aproximado. Así podrás distribuir las actuaciones sin rehacer el programa al final.
• Pide los archivos de música y las necesidades técnicas al confirmar a cada participante, no el día del concurso. Revisa todos los archivos en el portátil principal y guarda una copia en el portátil de reserva.
• Calcula el espacio de escenario, público y vestuario por separado. Prepara una mesa para el jurado, sillas para quienes esperan y señales de orientación para evitar cruces detrás del escenario.
• Envía a los participantes la información final con al menos 3 días de antelación: hora de llegada, orden de actuación, duración, ubicación y lo que deben llevar. Recoge también las preferencias dietéticas antes de reservar el catering.
• No dejes los premios, certificados y formularios del jurado para la última hora. Imprime los certificados y las etiquetas con nombres con tiempo, organiza los premios por categoría y enfría las bebidas el mismo día, varias horas antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de talentos?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá promoción e inscripciones. Deja cerrados el formato, la fecha y la ubicación antes de publicar la convocatoria, y confirma participantes, jurado y presentador al menos 7 días antes.

¿Cuándo hay que pedir la música y los requisitos técnicos?

Pide ambos datos al cerrar cada inscripción y fija una fecha límite de 7 días antes del evento. Comprueba los archivos y las conexiones como mínimo 24 horas antes, y lleva un portátil de reserva.

¿Qué equipo de sonido hace falta para un concurso de talentos?

Como base, prepara altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes, cables alargadores, regletas y cajas DI. Haz una prueba de sonido de 60 a 90 minutos antes de que llegue el público.

¿Cuándo se prepara el programa definitivo?

Distribuye las actuaciones después de confirmar quién participa y qué necesita cada número. Envía el orden definitivo a los participantes al menos 3 días antes y deja una copia impresa para el presentador y el jurado.

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