Checklist pour organiser un concours de musique

Un concours de musique demande de coordonner les artistes, le jury, la scène et le public dans un ordre précis. Commence par fixer le format, le règlement et le lieu, puis ouvre les inscriptions avant de préparer le programme. Les besoins techniques et alimentaires doivent être recueillis assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Cette checklist regroupe les étapes nécessaires, du lancement des inscriptions au rangement après les prestations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu
Contacter les membres du jury
2 personnes
Enregistrer les prestations
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Publier le règlement du concours
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Établir le programme des spectacles
2 personnes
Préparer les critères du jury
2 personnes
Commander les prix
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Imprimer le déroulé
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Rédiger les textes de présentation
Publier le programme en ligne
Commander le catering
Vérifier les prix et certificats
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les fichiers musicaux
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Inspecter la salle et les coulisses
2 personnes
Balisage de la zone de scène
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher l’éclairage et les câbles
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les coulisses
2 personnes
Effectuer la balance technique
3 personnes
Faire la balance des acts
3 personnes
Informer le jury
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les spectacles
3 personnes
Rassembler les formulaires du jury
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Animer le vote du public
2 personnes
Traiter les résultats du jury
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Encadrer les prestations de la finale
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Présenter la clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les coulisses
2 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables du juryqté 2
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Casque audioqté 2
Ordinateur portableqté 2
Clés USBqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles audioqté 12
Câbles d'instrumentsqté 8
Ruban gafferqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Pupitres de musiqueqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pied d'éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cafetièreqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannières de compétitionqté 4
Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 30
Panneaux de directionqté 12
Mur photo

Nettoyage

Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe le format et publie le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précise notamment la durée maximale d’une prestation, les critères du jury et la date limite de candidature.
Réserve le lieu et vérifie sa configuration au moins 6 semaines avant le concours. Contrôle la place disponible pour les tables du jury, les pupitres, les câbles et les projecteurs de scène.
Demande les besoins techniques et alimentaires dans le formulaire d’inscription. Relance les candidats qui n’ont pas répondu 7 jours avant la clôture afin de finaliser le programme sans improvisation.
Prépare un déroulé imprimé pour les bénévoles, le jury et la régie. Prévois plusieurs copies, ainsi qu’une version numérique des fichiers musicaux sur au moins 2 clés USB.
Commande les prix, certificats et éléments de catering avant la dernière semaine. Le jour du concours, vérifie les récompenses, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concours de musique ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, contacter le jury, publier le règlement, traiter les inscriptions et commander les prix.
Que faut-il prévoir pour la technique d’un concours de musique ?: Prévoyez une table de mixage, des microphones, des pieds de micro, des boîtiers DI, des câbles audio et d’instruments, ainsi que des rallonges et multiprises. Faites un test complet au moins 2 heures avant la première prestation.
Quand fermer les inscriptions à un concours de musique ?: Fermez les inscriptions 2 à 3 semaines avant l’événement. Gardez ensuite au moins 7 jours pour confirmer les participants, recueillir les informations manquantes et établir le programme des spectacles.
Combien de bénévoles faut-il pour un concours de musique ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la scène ou la régie et 1 pour l’accompagnement des participants, puis ajoutez une personne par tranche d’environ 50 spectateurs. Répartissez les rôles et envoyez le planning au moins 5 jours avant.

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