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Musikwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikwettbewerb braucht früh klare Regeln, einen verlässlichen Zeitplan und getestete Technik. Lege zuerst Format, Ort und Jury fest, bevor du Anmeldungen und Werbung startest. Danach sammelst du Auftrittsdaten, Musikdateien sowie technische und kulinarische Wünsche. In der letzten Woche werden Ablauf, Helfer, Präsentationstexte, Preise und Zertifikate geprüft. Plane außerdem einen Technikcheck mit Mischpult, Mikrofonen, DI-Boxen und Kabeln ein, damit am Veranstaltungstag nichts improvisiert werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfformat festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Jurymitglieder ansprechen

    2 Personen

  • Auftritte erfassen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Spielregeln veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technische Wünsche abfragen

    2 Personen

  • Aufführungsplan erstellen

    2 Personen

  • Jurykriterien vorbereiten

    2 Personen

  • Preise bestellen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Präsentationstexte schreiben

  • Programm online veröffentlichen

  • Catering bestellen

  • Preise und Zertifikate prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Musikdateien bereitlegen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Saal und Backstagebereich inspizieren

    2 Personen

  • Bereich um die Bühne absperren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Licht und Kabel anschließen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Backstage vorbereiten

    2 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Acts den Soundcheck machen lassen

    3 Personen

  • Jury einweisen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Auftritte betreuen

    3 Personen

  • Juryformulare einsammeln

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Publikumsabstimmung begleiten

    2 Personen

  • Juryergebnis verarbeiten

    2 Personen

  • Pausenprogramm ankündigen

  • Finalauftritte begleiten

    3 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Abschluss präsentieren

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Backstage reinigen

    2 Personen

  • Ausrüstung sicher verpacken

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • JurytischeAnz. 2
  • HockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • KopfhörerAnz. 2
  • LaptopAnz. 2
  • USB-SticksAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • AudiokabelAnz. 12
  • InstrumentenkabelAnz. 8
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 10
  • NotenpulteAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • Stativ für BeleuchtungAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeekannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 3

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 24

Dekoration

  • WettkampfbannerAnz. 4
  • GirlandenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 30
  • PfeiltafelnAnz. 12
  • Fotowand

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Staubsauger
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Wettbewerbsformat und die Spielregeln fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. So kannst du Kategorien, Auftrittslänge und Bewertungskriterien eindeutig abfragen.
  • Fordere technische Wünsche zusammen mit der Anmeldung an. Frage nach Instrumenten, Anschlüssen und Musikdateien und sammle alle Dateien spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb auf einem Laptop und zusätzlich auf USB-Sticks.
  • Erstelle den Aufführungsplan erst, wenn alle Auftritte bestätigt sind. Teile Umbauzeiten ein und veröffentliche das fertige Programm spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Teilnehmende und Jury planen können.
  • Teste die komplette Ton- und Lichtkette mindestens einmal vor Ort: aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Audiokabel, Verlängerungskabel und Bühnenstrahler. Beschrifte Kabel und sichere Laufwege mit Gaffer Tape oder Kabelkanälen.
  • Plane Helfer nicht nur für die Bühne ein. Du brauchst feste Zuständigkeiten für Einlass, Jurytische, Garderobe, Catering, Teilnehmerbetreuung und den schnellen Wechsel zwischen den Auftritten.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Musikwettbewerb organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du den Veranstaltungsort reservieren, die Jury anfragen, Anmeldungen sammeln und Preise bestellen.
Wann sollte das Anmeldeformular für einen Musikwettbewerb online gehen?
Veröffentliche es, sobald Format, Regeln, Ort und Anmeldefrist feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung etwa 2 bis 3 Wochen vorher, damit genug Zeit für den Aufführungsplan bleibt.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Musikwettbewerb?
Für einen kleinen Wettbewerb mit bis zu 20 Auftritten solltest du mindestens 5 bis 7 Helfer einteilen. Besetze Einlass, Backstage, Technik, Jurybetreuung und Catering mit festen Personen und halte eine zusätzliche Reserve bereit.
Wann müssen Musikdateien und technische Wünsche vorliegen?
Fordere beides spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb an. Prüfe die Dateien und Anschlüsse danach gesammelt und kläre fehlende Angaben spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung.

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