Checklist para organizar un concurso de música
Organizar un concurso de música exige coordinar participantes, jurado, repertorio y técnica sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden habitual: definir el formato, abrir inscripciones, cerrar el programa y preparar el montaje. Incluye también los detalles que suelen olvidarse, como las necesidades técnicas, los archivos de música, los certificados y la distribución de voluntarios. Úsala para controlar las 70 tareas y los 54 materiales del plan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el formato de la competición
2 personas
Reservar el lugar
Contactar a los miembros del jurado
2 personas
Registrar los espectáculos que actúan
2 personas
Crear formulario de inscripción
Publicar las reglas de la competición
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Solicitar necesidades técnicas
2 personas
Hacer el programa de actuaciones
2 personas
Preparar los criterios del jurado
2 personas
Encargar premios
Reunir archivos de música
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Escribir los textos de presentación
Publicar el programa en línea
Pedir el catering
Comprobar premios y certificados
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los archivos de música
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Inspeccionar el recinto y backstage
2 personas
Delimitar la zona del escenario
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar las luces y los cables
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar el backstage
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Hacer la prueba de sonido con los artistas
3 personas
Instruir al jurado
2 personas
Informar a los voluntarios
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Recibir al público
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Anunciar la apertura
Coordinar las actuaciones
3 personas
Recoger los formularios del jurado
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Guiar la votación del público
2 personas
Procesar el veredicto del jurado
2 personas
Anunciar el programa del descanso
Coordinar las actuaciones finales
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
3 personas
Presentar el cierre
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar el backstage
2 personas
Empaquetar el equipo de forma segura
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 120
- Mesas del juradocant. 2
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 4
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Auricularescant. 2
- Portátilcant. 2
- Memorias USBcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cables de audiocant. 12
- Cables de instrumentoscant. 8
- Cinta gaffercant. 6
- Canaletas para cablescant. 10
- Atriles de músicacant. 8
- Enrollacablescant. 4
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Trípode para iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 6
- Linternascant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de servircant. 6
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Acumuladores de fríocant. 24
Decoración
- Banderolas de competicióncant. 4
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Mantelescant. 12
- Pancartas con nombrescant. 30
- Paneles de flechascant. 12
- Photowall
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el formato y las reglas antes de abrir las inscripciones. Define la duración máxima de cada actuación, los criterios de valoración y la fecha límite; así el jurado y los participantes reciben la misma información desde el principio.
- Pide las necesidades técnicas junto con la inscripción y fija una fecha límite de al menos 7 días antes del concurso. Confirma micrófonos, cajas DI, atriles, auriculares y archivos de música antes de preparar el programa definitivo.
- Reserva tiempo para una prueba de sonido y revisa los cables antes de que llegue el público. Además de la mesa de mezclas y los altavoces, prepara alargadores, regletas, cinta gaffer, canaletas y enrollacables para evitar cables sueltos y cambios improvisados.
- No dejes los premios, certificados y textos de presentación para la víspera. Comprueba nombres y categorías con varios días de margen, y entrega al jurado los criterios impresos junto con el plan de trabajo.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a un turno general. Necesitarás cubrir como mínimo la recepción de participantes, el control del programa, el apoyo al escenario y la atención al catering; confirma sus horarios 48 horas antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de música?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, contactar con el jurado y publicar las reglas. Deja la última semana para confirmar participantes, cerrar el programa y comprobar premios, certificados y material técnico.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un concurso de música?
- Cierra el formulario entre 10 y 14 días antes del evento. Ese margen permite revisar las actuaciones, recoger preferencias dietéticas y necesidades técnicas, y preparar un programa realista.
- ¿Qué equipo de sonido hace falta para un concurso de música?
- Como base, prepara altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables de audio e instrumentos, cajas DI y un portátil. Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y lleva memorias USB con una copia de los archivos de música.
- ¿Cuántos voluntarios se necesitan para un concurso de música?
- Para un concurso pequeño, calcula 1 voluntario por cada función esencial: recepción, control del programa, escenario y apoyo al catering, además de una persona de reserva. Confirma la asignación y los horarios 48 horas antes para cubrir ausencias.
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