Checklist pour organiser un concours de poésie
Un concours de poésie demande plus qu’une scène et des textes à lire. Il faut cadrer le règlement, confirmer les participants, préparer le jury et tester le son avant l’arrivée du public. Cette checklist de 52 tâches et 35 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation du lieu au rangement. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les feuilles de score, les badges, les certificats et la gestion des boissons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Établir le règlement du concours
2 personnes
Contacter les membres du jury
Réserver un animateur
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le briefing du jury
Confirmer la liste des participants
Finaliser le programme
2 personnes
Prévoir les prix et les certificats
Imprimer les feuilles de score
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les feuilles de score
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Événement
Accueillir le jury
Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Animer les manches du concours
3 personnes
Surveiller le temps par présentation
Rassembler les feuilles de score
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les résultats du jury
3 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Récompenser les gagnants
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 10
- Tabouretsqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Ordinateur portable
- Minuterieqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 2
Décoration
- Nappesqté 10
- Fond de scène
- Panneau d’accueil
- Panneaux directionnelsqté 6
Matériel de compétition
- Presse-papiersqté 12
- Feuilles de scoreqté 120
- Numéros des participantsqté 30
- Badges nominatifsqté 120
- Certificatsqté 30
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précisez le nombre de textes autorisés, la durée maximale de chaque passage et les critères de notation. Le jury pourra ainsi évaluer tous les candidats sur la même base.
- Confirmez la liste des participants plusieurs jours avant le concours et attribuez un numéro à chacun. Préparez les badges, les feuilles de score et le programme dans le même ordre pour éviter les erreurs au moment des passages.
- Prévoyez un briefing du jury avant l’ouverture des portes. Réservez-y 15 à 20 minutes pour rappeler les critères, expliquer la minuterie et vérifier comment seront départagés les ex æquo.
- Testez les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage avant l’arrivée du public, puis gardez des rallonges et des multiprises accessibles. Un essai de 20 minutes permet de repérer un câble manquant ou un niveau sonore trop faible.
- Ne laissez pas les boissons et les en-cas au dernier moment : refroidissez les bouteilles à l’avance, préparez les thermos et vérifiez les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions. Installez aussi les poubelles près de l’espace de service pour limiter le rangement final.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de poésie ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, contacter le jury et l’animateur, diffuser les invitations, traiter les inscriptions et finaliser le programme.
- Quand faut-il confirmer les participants à un concours de poésie ?
- Confirmez la liste 5 à 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors attribuer les numéros, imprimer les feuilles de score, préparer les badges et ajuster l’ordre des passages.
- Combien de temps prévoir pour tester le matériel audio ?
- Bloquez au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes, dont 20 minutes pour un test réel des microphones et des haut-parleurs. Vérifiez chaque micro depuis la place où les poètes liront leurs textes.
- Que faut-il préparer pour le jury d’un concours de poésie ?
- Préparez un briefing de 15 à 20 minutes, le règlement, les critères de notation et une feuille de score par participant. Ajoutez quelques feuilles vierges pour les notes et prévoyez un responsable pour récupérer les scores après chaque passage.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !