Organiser un concert sur la promenade : la checklist

Un concert sur une promenade demande plus qu’une programmation musicale. Il faut verrouiller le parcours, les autorisations, l’alimentation électrique et la circulation avant d’annoncer l’événement. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’accueil du public. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, monnaie, signalétique, badges, météo et coordination des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu
Demander une autorisation
Confirmer les musiciens
Établir le programme
2 personnes
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
Faire la réservation de l’installation audio
Réserver le catering
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier les informations au public
Coordonner les mesures de circulation
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Communiquer les chiffres définitifs
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
Baliser l’itinéraire
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer le matériel de sécurité
Effectuer la vérification du son
3 personnes

Événement

Accueillir les musiciens
2 personnes
Briefer les musiciens
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
Dégager le parcours
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Allumer les lumières
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
Animer le dernier bloc de concert
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Dernier passage sur le parcours
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Ranger les aliments en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le parcours
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer les objets empruntés
2 personnes
Renvoyer le matériel de sonorisation
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Gérer les consignes et la caisse
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 4
Pupitres de musiqueqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 20
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de directionqté 12
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 20
Décoration de tableqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Balais à main et pellesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le parcours et le lieu, puis demandez l’autorisation avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les validations nécessaires.
Faites un repérage du parcours à pied et notez chaque point d’alimentation électrique, zone de passage et emplacement possible pour les haut-parleurs. Contrôlez à nouveau ces éléments la semaine précédant le concert.
Pour la sonorisation, confirmez le nombre de microphones, de pieds et de haut-parleurs avec les musiciens. Ajoutez les rallonges, multiprises et goulottes de câbles au même moment afin d’éviter une installation incomplète le jour J.
Fixez une date limite d’inscription et recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le concert. Communiquez ensuite les chiffres définitifs au traiteur et préparez les boissons à refroidir la veille.
Imprimez le déroulé, les affiches du programme et les panneaux de direction avant l’ouverture. Gardez aussi une caisse avec la monnaie, des badges nominatifs et des lampes à piles pour les vérifications de fin de journée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert sur la promenade ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander l’autorisation, confirmer les musiciens, organiser la circulation et réserver la sonorisation.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un concert sur la voie publique ?: Déposez la demande au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Vérifiez aussi si le parcours ou les mesures de circulation nécessitent une validation distincte.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Communiquez les chiffres définitifs 5 à 7 jours avant le concert. Recueillez les allergies et régimes alimentaires avant cette échéance pour éviter des ajustements de dernière minute.
Que faut-il vérifier le jour avant le concert ?: Contrôlez la météo, les points d’alimentation électrique, le parcours et la réservation de la sonorisation. Refroidissez les boissons, rassemblez le matériel et préparez les documents imprimés la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.